Cómo diseñar un plan de acogida de nuevos trabajadores

"Aproximadamente el 31% de los empleados renunciaron a su trabajo durante los seis primeros meses. Las principales razones que esgrimieron fueron: una mala experiencia durante la incorporación, falta de claridad en cuanto a las implicaciones del puesto o gerentes incompetentes".

Este informe, realizado por Gallup, quizá no sea del todo extrapolable a España, ya que la realidad del mercado laboral es muy diferente (en cuanto a flexibilidad laboral, tasa de desempleo, movilidad, protección del trabajador…). Pero, si dejamos las cifras a un lado y nos centramos en la parte cualitativa del informe, este puede resultarnos útil.

Por qué es necesario definir un plan de bienvenida

Una experiencia positiva durante la incorporación aumenta el ratio de retención de las nuevas contrataciones.

Existen dos elementos fundamentales en todo plan de bienvenida:

• Orientación: se refiere al ambiente de trabajo y al aspecto más personal del mismo. Esto es, la cultura de la organización, relaciones organizacionales, cómo comunicarse con sus compañeros, etc.
• Capacitación formal: hace referencia a las tareas y procedimientos específicos del trabajo. Cuáles son sus tareas cotidianas, sus responsabilidades, normas, regulaciones que debe seguir, etc.

En función de estos, se debe definir y estructurar todo aquello que deseemos incluir en el plan de acogida, el cual convendría que fuera lo más completo y ordenado posible. En aras de no abrumar a las nuevas incorporaciones con un exceso de información y hacer que su experiencia de entrada sea lo más gratificante posible, es aconsejable ayudarse de un LMS (plataforma de e-learning) para este fin.

A continuación te indicamos los principios fundamentales a seguir para definir un exitoso plan de bienvenida.

Cómo definir un plan de bienvenida: los principios C

A la hora de diseñar un plan de bienvenida efectivo es aconsejable seguir lo que se conoce como los "principios C", que se refieren a cuestiones relacionadas con Cultura, Claridad, Conexión y Competencias:

Vamos a agrupar estos 4 principios teniendo en cuenta los elementos fundamentales antes mencionados.

Principios C relacionados con la orientación

Cultura

La incorporación es el momento idóneo para familiarizar a los empleados con la identidad de la empresa: marca, valores centrales, comportamientos deseados, etc.

Que los empleados se alineen con la cultura de la empresa favorece las relaciones a largo plazo. Por ello, durante el proceso de bienvenida no nos debemos limitar a informar sobre la cultura de la organización, sino que debemos sumergir a la nueva persona en dicha cultura.

Por ejemplo, si la empresa promueve la formación continua como uno de sus valores fundamentales, asegúrate que durante el proceso de incorporación la nueva persona tenga acceso en el LMS al catálogo de cursos de formación, en caso de que la empresa disponga de curso propios donde el personal pueda automatricularse, o bien, sepa cómo solicitar cursos impartidos por empresas de formación externas.

Conexión

La conexión se refiere a la red de personas en el lugar de trabajo. Saber quién toma las distintas decisiones y los procesos a seguir para hacer las cosas ayuda a las personas a aprender cómo moverse con éxito por una organización. Por ejemplo, si alguien necesita formarse, ¿con quién debe hablar? ¿con su responsable, con rrhh o con los dos?

Del mismo modo, es importante que las personas sientan que tienen un sentido de pertenencia y que pueden confiar en otros para que les ayuden a lograr sus objetivos. Apoyar y permitir que los nuevos empleados formen estos vínculos con sus compañeros de trabajo durante el proceso de incorporación, les ayuda a sentirse conectados con su lugar de trabajo.

Nuevamente, un LMS puede ayudar a este principio mediante el uso de elementos informativos de microlearning sobre los diferentes departamentos y personas clave en los mismos, así como sacando partido a foros específicos por departamento en el que está incluido todo el personal.

Principios C relacionados con la capacitación formal

Claridad

Para que el proceso de incorporación se lleve a cabo con éxito es fundamental que, al terminarlo, los nuevos empleados sepan con precisión qué implica su función, cuáles son sus actividades y tareas principales, cuáles son sus capacidades de decisión, cómo encaja su trabajo en el conjunto de la empresa (objetivos a corto y a largo plazo), de quién dependen y si alguien depende directamente de ellos, etc.

Competencia

Es importante asegurarse de proveer a los nuevos empleados de todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo. Además de las herramientas físicas, es fundamental reforzar sus conocimientos a través de una experiencia de formación continua.

Está demostrado que, tras la primera semana de empezar a trabajar, los empleados comienzan a olvidar la información que se les ha suministrado. La única forma de evitarlo es disponer de un sistema donde puedan consultar dicha información cuando sea necesario.

Por otro lado, las personas valoran mucho aprender nuevas habilidades y avanzar en sus carreras. Por lo tanto, si durante el proceso de bienvenida les haces ver la posibilidad de crecimiento personal, disminuirás la tasa de rotación de tu empresa.

En un próximo artículo veremos por qué usar una plataforma de e-learning en el proceso de incorporación y cómo podemos sacarle partido para lograr que sea exitoso.