Control de licencias adquiridas a proveedores de contenidos de elearning

Cuando una organización no posee contenidos propios o no tiene los medios suficientes para realizar contenidos, lo más normal es que los compre a un tercero: a un proveedor de contenidos de e-learning. Estas empresas poseen un catálogo de cursos de diferentes materias que alquilan para ser utilizados en cualquier plataforma de e-learning, normalmente empaquetados en formato SCORM.

¿Cómo funcionan comercialmente las licencias de contenido de e-learning?

Lo más frecuente es que el alquiler del contenido se realice por licencias de uso. Es decir, el proveedor nos cobrará por cada alumno que acceda al contenido y este cobro se computará la primera vez que el alumno entra.

Las licencias del contenido también suelen tener una duración máxima adaptada a un uso normal del contenido. Así, por ejemplo, si la licencia del contenido tiene una duración de 3 meses, si un mismo usuario accede al contenido por primera vez, ese tiempo comienza a computar. Si le concedemos al usuario acceso con una duración mayor a esos 3 meses del ejemplo, cuando entre otra vez pasado el periodo, el proveedor de contenidos computará una nueva licencia.

¿Cómo funcionan técnicamente las licencias de contenido?

Los proveedores de contenidos tienen que saber de alguna forma que un alumno ha entrado en el contenido, ya sea para cobrar otra licencia, o para no hacerlo en caso de que el alumno ya haya entrado con anterioridad. Para realizar esto desde un sistema externo, como una plataforma de teleformación, tienen que realizar cierta "ingeniería" para que desde su contenido alojado en la plataforma se notifique este consumo.

Por supuesto, la plataforma también tiene que poner de su parte para que esto funcione. Para ello genera un identificador único y anónimo para el alumno y se lo pasa al contenido para que lo utilice y de esta forma identificar al usuario de manera unívoca, esta comunicación entre contenido y plataforma solo se puede dar si el curso está encapsulado con SCORM.

Algunos proveedores cobran por cada usuario que accede, aunque no sea un alumno, lo cual implica que os cobrarían incluso cuando accede un tutor o un supervisor, por ejemplo. Esto lo hacen porque en ocasiones no tienen forma de distinguir unos usuarios de otros. La plataforma SELF distingue de manera clara qué tipo de usuario está accediendo al contenido, por lo que le facilita a los proveedores que os facturen tan solo a los alumnos, que es lo lógico.

¿Cómo distribuyen los proveedores los contenidos a tu plataforma?

El contenido que te licencian es la materia prima de estas empresas por lo que, como es lógico, quieren protegerlo y llevar un control exhaustivo de las licencias que verdaderamente se utilizan.

Básicamente tienen dos opciones para distribuir el contenido a vuestra plataforma de e-learning:

  • Entregarlo en un paquete SCORM para que lo subáis a la plataforma

  • Dejarlo en un servidor suyo y enlazarlo de algún modo con la plataforma

El primer caso es problemático para ellos porque una vez que te entregan los contenidos podrías hacer con ellos lo que quieras, y todo se reduce a una cuestión de confianza.

En el segundo supuesto, muy habitual, también se dan problemas, ya que tener el contenido en su servidor y que al mismo tiempo se pueda comunicar con tu plataforma requiere de diversos "hacks" para saltarse las políticas de mismo-origen de los navegadores. Y esto a veces acaba dando problemas que pueden afectar a los alumnos. Además, el hecho de que los contenidos estén en servidores ajenos hacen que dependas de la calidad y velocidad de estos para dar un buen servicio a tus alumnos, lo cual no siempre es lo recomendable pues pueden ir lentos si tienen mucha demanda, por ejemplo.

Informes integrados de uso de contenidos: internos y para el proveedor

La plataforma SELF ofrece una alternativa a esta segunda forma de controlar las licencias, que por un lado permite verificar de manera exhaustiva las licencias consumidas de un proveedor por cada contenido/curso y por otro sirve para que el contenido no tenga que realizar toda esta "ingeniería" para poder tener los contenidos en servidores remotos.

SELF permite declarar a todos vuestros proveedores de contenidos y asignar cada curso al proveedor correspondiente, indicando además el precio y la duración de la licencia correspondiente.

A partir del momento en que se asigna un proveedor a un contenido SELF genera informes en tiempo real del uso que se hace de dichos contenidos, pudiendo comprobar en tiempo real, por nuestra cuenta o por parte del propio proveedor, la cantidad de licencias consumidas entrando al detalle, pero respetando la privacidad de los usuarios.

El informe de uso de contenidos para el administrador de la plataforma es en el que podréis comprobar el consumo de licencias por campus, proveedor y curso, y quién las ha consumido, teniendo siempre a mano y actualizada la información sobre costes, y pudiendo consultar el histórico por meses, exportarla a Microsoft Excel, etc.

En caso de que el proveedor tenga su propio control de uso remoto, nos permitirá cotejar la factura de nuestro proveedor de contenidos con las licencias consumidas y controladas por la plataforma.

Por otro lado, existe también una zona especial con informes de uso de contenidos para vuestros proveedores. Podréis crear usuarios específicos para facilitarles a los proveedores de contenidos. Con estos y su URL específica, podrán consultar también las licencias de sus contenidos que habéis consumido, y el detalle (sin información personal), de modo que siempre sepan el consumo que se hace y su histórico. 

Dado que la información es en tiempo real pueden entrar en cualquier momento y verla, lo que les proporciona mucha confianza. Además, como los sistemas de uso remoto de contenidos tienen coste (a veces elevado), les ayudará a reducir el coste de distribuir las licencias, por lo que será más fácil convencerlos para que nos cedan el uso del contenido en local.

A continuación se muestra un video que muestra de manera somera la forma de configurar los proveedores, sus usuarios e informes en la plataforma SELF.

Plataforma SELF

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