7 Puntos fundamentales a la hora de elegir una plataforma de e-learning (LMS)
En este artículo vamos a intentar ofrecer siete puntos clave que se deberían tener en cuenta a la hora de alquilar o comprar una plataforma de teleformación (LMS). Por supuesto, la lista de puntos que podrían tenerse en cuenta podría ser más amplia, pero, en nuestra opinión, estos son los que más van a influir en la elección correcta de un LMS.
1.- Cuáles son nuestras necesidades reales
Antes de ver ningún LMS lo primero que debemos conocer bien son nuestros potenciales alumnos, a quién va dirigida la formación dentro de nuestra empresa o en nuestro centro de formación. Este análisis del alumnado nos servirá de base para conocer las necesidades que tiene que cubrir el LMS a contratar y las características mínimas que debería proporcionarnos.
No será lo mismo las necesidades de una academia de formación especializada en oposiciones, que una empresa de desarrollo de software. La primera, posiblemente necesitará un LMS con una potente herramienta de creación de evaluaciones, pero quizá no necesitará tanto las herramientas de comunicación. Sin embargo, en el caso de la empresa de desarrollo de software la comunicación entre alumnos y tutores será fundamental y necesitará de estas herramientas.
2.- Personalización
Las organizaciones siempre querrán que el LMS tenga un aspecto lo más parecido a su imagen corporativa. Por lo tanto, deberíamos fijarnos mucho en las posibilidades de personalización estética que nos proporcione la plataforma. En el siguiente artículo tendremos una visión clara de las posibilidades de personalización: Personalización de la plataforma de teleformación - Estética, diferenciación y comportamiento.
3.- Seguridad del LMS
En lo tocante a la seguridad tenemos dos puntos fundamentales, por un lado la seguridad de los datos y por otro lado la seguridad de los contenidos.
Ponemos en manos del LMS los datos de nuestros alumnos, algunos de ellos bastante sensibles como el nombre, correo electrónico e incluso DNI, entre muchos otros. Debemos asegurarnos de que el LMS seleccionado está provisto de todas las medidas de seguridad para guardar y realizar un respaldo de estos datos, además de cumplir con la ley de protección de datos vigente de forma escrupulosa.
Por razones obvias, horas dedicadas, esfuerzo realizado, nuestro bien más preciado a la hora de realizar formación son nuestros contenidos. Por ello la plataforma que queramos utilizar deberá proporcionarnos métodos de protección de nuestros contenidos:
No permitir la descarga si no se está autenticado en la plataforma.
Impedir la impresión de los contenidos.
Que no pueda estar conectado más de un usuario a la plataforma con las mismas credenciales.
Evitar la descarga masiva de contenidos por parte de un alumno autenticado.
Prevenir la descarga de videos prácticos.
Encontrarás más información sobre seguridad en este artículo: Protección de contenidos de e-learning - El papel de las plataformas.
4.- Adaptación a Fundae
Muchas plataformas de teleformación prometen cumplir con los requisitos de bonificación que exige Fundae. Pero existen numerosos detalles que, por un lado, pueden llevar a que el curso no se bonifique, ya que realmente no se cumple la norma y por otro, que realizar formación bonificada con ese LMS implique un esfuerzo extra de trabajo como puede ser, la replicación de cursos, falta de claridad a la hora de introducir los datos de bonificación, etc.
Un claro ejemplo de ambas cosas, es la posible modificación del índice de un curso. Como sabemos, cuando vamos a realizar una acción formativa tenemos que proporcionarle a Fundae cuál es el índice de los contenidos y luego no podremos modificarlo.
Si no nos damos cuenta, y eliminamos o añadimos lecciones a un curso que ya ha sido realizado por alumnos bonificados, y durante una revisión, un supervisor (los datos tienen que estar disponibles hasta 4 años) comprueba que el índice de ese participante no coincide con el que se notificó en la aplicación de Fundae, posiblemente exija la devolución del importe bonificado.
Si queremos reutilizar ese curso para otra acción formativa, pero cambiando algunas lecciones, tendremos que replicar el curso de nuevo aumentando la carga de trabajo, así como el espacio ocupado en el servidor y por ende, el espacio de los backups.
Aquí encontrarás los puntos más importantes para saber si tu plataforma cumple con la Fundae.
5.- Soporte técnico
Aunque se trate de contratar una plataforma online, las personas siempre son importantes. Tenemos que estar muy seguros de que vamos a recibir toda la ayuda necesaria de parte del departamento técnico del LMS para que resuelvan nuestras dudas, problemas o nos permitan hacerles sugerencias y estemos seguros de que las tienen en cuenta. No hay nada más frustrante que encontrarte con problemas o dificultades y que no haya forma de obtener respuesta rápida, especialmente con cursos en ejecución.
Otro punto de distinción entre una buena plataforma y otras sería que nos proporcionasen una buena formación inicial, documentación completa, así como los manuales de funcionamiento, siempre actualizados y accesibles, de esta forma muchas de las dudas podríamos resolverlas sin depender de nadie, incluso antes de tener que ponernos en contacto con el soporte técnico.
6.- Actualización y mejora
Una de las formas para conocer la implicación de una empresa con su producto es averiguar las veces que lanzan a lo largo del año nuevas versiones del producto con cambios significativos. Es decir, si siguen desarrollando nuevas funciones importantes para el LMS, adaptándose a las nuevas necesidades de los clientes, o a las normativas que van surgiendo, van introduciendo opciones de mejora, y por supuesto corrigen posibles errores que se vayan encontrando o reporten los clientes. Si es así esa empresa es activa e implicada y nos interesa contratarla.
Si la plataforma no se actualiza durante un largo periodo de tiempo significa que pronto nos quedaremos obsoletos, y si no corrigen problemas supondrá que el soporte técnico del punto anterior será muy deficiente o inexistente.
7.- Precio
El presupuesto de nuestra organización es el siguiente punto y quizás el más determinante a la hora de decantarse por una plataforma u otra. Pero, como en muchas otras cosas, aquí hay que seguir la máxima de "cuanto más barato peor".
Las políticas de precios pueden ser muy variadas, pero las más generales son:
Precios por tramos de usuarios.
Licencias de por vida.
Precios por usuarios de forma individual.
Descuentos por lotes de usuarios.
Suscripciones mensuales/anuales.
En el mundo de las plataformas hay que tener mucho cuidado con las plataformas de código abierto o gratuitas. Es necesario pensar muy bien si realmente vamos a ahorrar dinero. Estos pueden ser algunos de los gastos de un LMS gratuito:
El gasto en tiempo de desarrollo y adaptación de la plataforma a nuestras necesidades.
Aprender el manejo de la plataforma de forma autodidacta.
Resolución de problemas técnicos.
Desarrollos a medida, extensiones y mantenimiento de la plataforma (¿cuánto cuesta tener un desarrollador en nómina?)
Pagar el alojamiento de la plataforma, copias de seguridad, etc.
Si calculamos, quizá nos sale más caro un LMS gratuito que alquilar uno de terceros, en donde la empresa se encarga de todo.
Por último, tres cosas a tener en cuenta con el precio:
Lo principal, que se adecúe a nuestro presupuesto.
Saber exactamente qué nos ofrecen además del alquiler de un LMS (soporte técnico, seguridad, backups, actualizaciones, etc)
Que no existan costes ocultos en el precio que nos dan, por ejemplo que nos digan que nos cobran por alumno/mes pero luego al aceptar, nos cobren la puesta en marcha del LMS, la formación inicial, el tener un dominio propio...
Un LMS debería acompañarnos durante muchos años de formación ya que cambiar de LMS es muy costoso y complicado, por lo tanto no deberemos fijarnos solamente en el precio y de ahí que cuanto más barato peor.
¿Quiere decir esto que "cuanto más caro mejor"? Por supuesto que no. Pero el concepto importante a tener claro es que, el precio no debería ser el factor más determinante a la hora de seleccionar una plataforma de e-learning, sino su adecuación a las necesidades de nuestra empresa. La calidad, la estabilidad de nuestro proveedor, la respuesta ante problemas o dudas... todo eso es costoso y si es importante para nosotros, el precio es solo un factor más.
Encontrar una plataforma generalista que se adapte al cien por cien a nuestras necesidades es casi una tarea imposible, pero si la plataforma elegida cumple de forma satisfactoria todos estos puntos estaremos seguros de que hemos elegido bien.
