Cómo realizar (bien) el seguimiento de alumnos en teleformación

El tracking o seguimiento del alumno, se refiere al registro de todo lo que hace un alumno dentro de una plataforma de e-learning (LMS). De esta manera, tenemos un cuaderno de bitácora del alumno, pudiendo seguir su rastro a través de toda su navegación, así como el tiempo que estuvo en cada sitio, analizar el comportamiento, auditar su desempeño, etc.

El seguimiento del alumno es también muy importante de cara a poder bonificar los cursos. Los requisitos de Fundae son muy claros a este respecto:

"La plataforma deberá estar habilitada para generar registros de interacción con el programa por parte de cada usuario, así como el de todas las actividades que realizan."

Además es necesario disponer de una zona en la que los supervisores puedan inspeccionar todas estas interacciones, tanto los tiempos de conexión como los diferentes elementos de dinamización, mensajes en los foros, mensajería interna, etc.

Puede parecer que registrar estas interacciones del alumno con el curso es fácil. Nada más lejos de la realidad: una de las cuestiones más complejas en un LMS es precisamente el hacer bien el tracking de actividad de los alumnos.

Es más, en nuestra experiencia de muchos años en el sector, un gran porcentaje de las plataformas que hay en el mercado lo hacen mal. Vamos a ver por qué...

Principales retos a la hora de realizar el tracking de alumnos

A la hora de realizar correctamente el seguimiento de los alumnos es necesario tener muchas cosas en cuenta. Sobre todo es crucial registrar bien no solo el tiempo total, sino los tiempos parciales y paralelos que el alumno invierte en cada actividad y en cada zona de la plataforma.

Lo que dificulta hacer de manera precisa esta medición es el soporte físico en el que se ejecuta la plataforma: los navegadores web, que tienen muchas limitaciones técnicas. Vamos a ver una breve lista, no exhaustiva, con algunas de estas dificultades y situaciones a tener en cuenta:

  1. Posibilidad de abrir varias pestañas del navegador a la vez, con diferentes actividades y zonas de la plataforma. ¿Qué hace tu plataforma en este caso? ¿Cómo cuenta el tiempo individual? ¿Y el total?
  2. Cierre inmediato del navegador sin pulsar el botón de desconexión del LMS. Si cierran el navegador de golpe, ¿cómo sabe tu plataforma exactamente cuándo ha abandonado el alumno la misma? ¿Cómo cuenta el tiempo adecuado? ¿Cómo asegura que no se cuenta tiempo de más (que se verá claramente en una auditoría)?
  3. Uso de aplicaciones nativas, especialmente en clases en directo con sistemas externos, por ejemplo, al abrir Zoom o una aplicación de escritorio similar desde la plataforma. ¿Cómo registra tu plataforma el uso de esas aplicaciones, lo cual no es técnicamente posible de manera directa?
  4. Compartir las credenciales de un alumno para entrar varias personas a la vez e ir acumulando tiempo entre todos. Esto, aparte de ser un problema para nuestros intereses y nuestra propiedad intelectual, falsea los datos de conexión y no se puede permitir. ¿Cómo evita esto tu plataforma? ¿Cómo evita contar los tiempos de las sesiones solapadas, si las hay? ¿Soportaría una auditoría minuciosa de los accesos?
  5. Tiempo ocioso. Si un alumno se limita a autenticarse y a entrar en la plataforma sin hacer nada más ¿se debería contar ese tiempo? Y si un viernes al mediodía se marcha a su casa y deja una lección abierta hasta el lunes ¿se le deben contar esas horas de acceso? Evidentemente, la respuesta es que no, aunque muchas plataformas lo hagan así y luego "cante" claramente en una auditoría. Todas estas casuísticas hay que tenerlas en cuenta y gestionarlas bien.
  6. Zonas horarias: diferentes alumnos de un mismo curso se pueden encontrar en diferentes zonas horarias. Por ejemplo, Canarias y la península, o alumnos de Hispanoamérica. Esto supone sus propios retos a la hora de realizar el tracking y para mostrarlo adecuadamente a los tutores y supervisores.
  7. Navegación "extraña" o malintencionada. Por ejemplo, con el objetivo de descargar los contenidos de manera automática y sin autorización. Esto tiene implicaciones de protección de propiedad intelectual, pero también a la hora de contabilizar y registrar las acciones.

La plataforma SELF tiene en cuenta y soluciona todos los problemas anteriores y algunos más, de forma que los tiempos de conexión se correspondan con la realidad del estudio y que también sean justos para los alumnos. Además de registrar todos los pasos del alumnado.

Cómo se accede a los datos de seguimiento del alumnado

En la realización del seguimiento de un alumno a través de la plataforma se pueden acumular una cantidad muy grande de datos. Estos van a ser explotados, cotejados e incluso (puede que) auditados por todos los implicados en la formación: tutores, personal de administración, dinamizadores, supervisores y, por supuesto, los propios alumnos.

Para facilitar la visualización de estos datos es necesario una zona de estadísticas atractiva y fácil de utilizar, incluso en móviles, mostrando en cada caso la información más apropiada y ofreciéndola en distintos niveles de detalle.

Un primer nivel de información, muy útil para tener siempre a la vista, es la información global de seguimiento, que los alumnos pueden ver nada más acceder a un curso, junto con los hitos pendientes, actuales e inmediatos de su formación, para ayudarles a saber instantáneamente en qué punto se encuentran:

La imagen muestra la información general de tracking en la portada del alumno

En la ficha del alumno se pueden consultar todas sus sesiones de formación y sus tiempos:

Listado de sesiones de un alumno en sus estadísticas

Y algunos roles pueden acceder a mayor cantidad e inspeccionar cada sesión de manera pormenorizada para conocer exactamente qué ha hecho el alumno, si ha trabajado en más de una cosa en paralelo (aunque solo se cuente el tiempo realmente utilizado, no el total), etc... con la posibilidad de restringir por fechas y centrarse en los tipos de acciones que nos interese auditar:

Detalle de sesiones, con posibilidad de filtrar, restringir y obtener más detalles, accesible solo a ciertos roles

Esta información se puede exportar a Microsoft Excel para tratarla de la manera que sea conveniente, además de poder imprimirla a PDF junto a la demás información de seguimiento (estado de los contenidos, calendario, evaluaciones, mensajes enviados y recibidos, participación...) para obtener completos informes individuales.

En conclusión

La parte más difícil es tener en cuenta y gestionar la enorme cantidad de retos que se dan a la hora de hacer el seguimiento de los tiempos de los alumnos. En este artículo hemos reseñado los más importantes, pero todavía hay más.

Por otro lado, una vez recopilada esa información hay que explotarla de manera útil, sencilla y proporcionada para cada caso, o no resultará de gran ayuda tampoco.

Nuestra plataforma SELF sobresale en todo esto, y acumula muchos años de experiencia enfrentándose a situaciones poco frecuentes y casuísticas de todo tipo, de la mano de centenares de miles de alumnos que se han formado a través de nuestro software.

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