¿Cómo gestionar formación online en diferentes zonas horarias?

Una de las múltiples ventajas de la formación online es que se puede realizar desde cualquier parte del mundo, esto significa que los alumnos de un mismo curso pueden encontrarse en diferentes zonas horarias.

Este dato, que parece tan trivial, tiene consecuencias que igual no nos habíamos parado a pensar y que nuestra plataforma de teleformación (LMS) debería tener en cuenta.

¿Quién se vería afectado?

Si tu empresa sólo hace formación en España, podrías pensar que esto no nos afectaría. Pero España tiene dos zonas horarias, la de la Península y la de las Islas Canarias, y por lo tanto es algo muy a tener en cuenta.

Otras organizaciones que podrían verse afectadas, serían empresas multinacionales con empleados en otras partes del mundo y además con las relaciones de España y el uso de una lengua común sería muy normal tener alumnos de Latinoamérica.

¿Qué situaciones tendríamos que tener en cuenta?

Existen diferentes casuísticas a tener en cuenta derivadas de tener alumnos en distintas zonas horarias y que el LMS debería tener bajo control.

Fin de acceso en horas incorrectas

Imaginemos que tenemos un alumno en las Islas Canarias. Como bien sabemos su zona horaria es una hora menos que en la Península. Al poner al alumno una fecha de final del curso, significa que el curso terminará a las 00:00 horas del día de finalización.

Si la plataforma no tiene en cuenta este hecho, nuestros alumnos de las Canarias verían como su acceso se les corta una hora antes, lo que no sería ni correcto ni justo.

La plataforma de teleformación SELF tiene en cuenta qué zona horaria tiene el alumno, y además lo hace de forma automática. No es necesario ningún tipo de intervención por parte del alumno ni por la secretaría de la plataforma al darlo de alta.

Por lo tanto, una persona de Canarias (o de México, de Colombia o de Australia...) siempre finalizará el curso a sus 00:00 horas del día seleccionado para ello, independientemente de donde se encuentre.

Diferencias horarias entre tutores y alumnos

Algo muy común es que tutor y alumno se encuentren en zonas horarias distintas. Así, por ejemplo, si un alumno de Argentina envía un mensaje a su tutor que se encuentra en España, es muy importante que ambos sepan que existe esa diferencia horaria.

En primer lugar que cada uno vea la fecha y hora de los mensajes en su zona horaria correcta. Si el tutor escribe desde la España peninsular a sus 16:00 de un día de verano, el alumno que está en Argentina debe ver que el mensaje le llegó a sus 11:00 de la mañana. Y viceversa.

Otra cuestión importante es conocer esa diferencia horaria de antemano. En el caso anterior si el alumno de Argentina escribe a sus 19:00 a su tutor en España, éste recibe el mensaje a sus 00:00, por lo que es probable que esté durmiendo. Si el alumno conoce de antemano en qué zona horaria está el tutor no esperará una respuesta muy rápida y sabrá que deberá esperar unas horas para recibirla. También sabrá que es mejor que le escriba por las mañanas para que le puedan responder rápidamente.

Siempre que haya una diferencia horaria entre dos interlocutores, SELF mostrará la zona horaria de la otra parte, al lado de la fecha y hora de los mensajes, ya sea de foros, mensajería interna, etc. cada interlocutor verá su fecha y hora locales, pero conocerá la zona horaria desde donde fue enviado, indicando además el desfase, positivo o negativo:

Captura de un mensaje de ejemplo en el que se indicada la zona horaria de un alumno para información de su tutor

Estadísticas y su revisión en la zona horaria correcta

Unas de las cosas más graves si no se tienen en cuenta las zonas horarias adecuadamente es que las estadísticas de acceso a la plataforma se encontraran "falseadas", debido a que el alumno no se halla en la misma zona horaria en donde se encuentra el servidor de la plataforma.

Sobre todo en España, si realizamos formación bonificada para Fundae, esas estadísticas deberían ser exactas y tener en cuenta la zona horaria desde donde se produjeron. Es decir, en el caso de que un inspector revise las estadísticas de nuestros alumno de Canarias debe conocer ese desfase horario y además verá todos los datos (accesos, horas de envío de mensajes...) en la zona horaria del alumno para poder comprobar, por ejemplo, que hace la formación en horario laboral.

Alumnos "nómadas"

Algo menos frecuente pero que es importante considerar, es el caso de los alumnos que no están en un único sitio, sino que se mueven constantemente. Por ejemplo, un ejecutivo de cuentas que viaja por toda Europa, o alumnos que viajan por todo el mundo y que pueden comenzar un curso en un lugar pero terminarlo en otro, pasando por otros lugares entre medias.

En estos casos es muy posible que la zona horaria local en la que están vaya variando. Y si es así, todo lo anterior aplica, pero la complejidad es mayor porque va cambiando. La plataforma no se debe limitar a gestionar la zona horaria una vez, sino que tiene que tener en cuenta estos cambios e ir actualizando la información de manera acorde para obtener datos coherentes.


Como vemos, algo que parece un pequeño inconveniente puede ser un verdadero quebradero de cabeza si la plataforma de e-learning que utilicemos no lo tiene en cuenta, o si la gestión de estas zonas horarias tiene que hacerse de forma manual para cada uno de los alumnos, lo cual no solo será engorroso sino inexacto.

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