Cómo eliminar los principales desafíos de los alumnos en la formación online

Parece evidente que la formación online tiene muchas ventajas que todos conocemos. Pero, como todo, también presenta problemas y, sobre todo, desafíos.

Aunque existen muchas y variadas categorías de problemáticas a las que enfrentarse a la hora de crear formación online de calidad, en este artículo nos centraremos en los principales desafíos a los que se enfrentan los responsables de formación online desde el punto de vista de los alumnos. Éstos tienen una incidencia enorme en las tasas de satisfacción y de finalización, y por lo tanto en la cuenta de resultados de las empresas.

A continuación enumeramos los que, en nuestra opinión, son los 3 principales retos que presenta la formación elearning para los alumnos.

Como responsables de formación online tenemos a nuestra disposición diversas estrategias que nos permiten minimizar o eliminar por completo el efecto de estos problemas, sacando partido a las características que nos debería ofrecer la plataforma de formación online (LMS) que estemos utilizando.

Vamos a ver cómo podemos eliminarlos o, al menos, convertirlos en algo mínimo. Y si al mismo tiempo reducimos los costes para lograrlo, lo veremos traducido en más beneficios, más productividad y en mayores porcentajes de alumnos satisfechos.

1.- Falta de presencia de los tutores y miedo al desamparo

Una de las cosas que más preocupa a los alumnos que realizan formación online es que, al contrario que en la formación presencial, no tienen un tutor delante de los ojos, siempre disponible para guiarlos y ayudarlos en el estudio.

Es cierto que en la formación online el tutor no está todo el tiempo delante de los alumnos, como en una clase presencial. Pero este miedo es fácil de atajar dándole a los alumnos la sensación de disponibilidad.

Lo más evidente es, claro está, asegurarnos de que nuestros tutores responden lo más rápido posible a las dudas de los alumnos. Y eso los alumnos lo agradecen mucho. Para ello los tutores deben estar informados en tiempo real (o casi) de cualquier cuestión que reclame su atención en los cursos. Al menos en horario laboral. Si tienen muchos cursos que atender, esto es más crucial si cabe, ya que en algunas plataformas es muy complicado saberlo y obliga a los tutores a estar entrando constantemente en sus cursos, uno tras otro, sólo para enterarse y poder contestar.

Así, un "panel de control central" para tutores que recoja todo lo que le compete a cada tutor desde un punto único, ayuda a obtener la agilidad buscada. Además de ello, un sistema de notificaciones, en la plataforma y a través de email, que les avise en cuanto haya algo que deban atender, ayudará a que sean más rápidos a la hora de contestar, incluso sin que tengan que estar conectados todo el tiempo. El hecho de poder contestar desde cualquier lugar con el móvil es también algo a considerar.

Por otro lado, una gran manera de minimizar el miedo al abandono es ofrecer la posibilidad de hablar cara a cara con los alumnos. Si la plataforma nos ofrece un sistema de clases en directo en el que no sólo podamos emitir una "clase magistral" con oyentes, sino también celebrar tutorías uno a uno o en pequeños grupos, podremos vencer ese miedo con facilidad.

Dentro de lo anterior, un plan especialmente interesante es el de crear tutorías abiertas. Se trata de fijar una o varias franjas horarias a la semana en las que el tutor va a estar disponible para los alumnos "en abierto". Es decir, en esas franjas el tutor está conectado a una sala para clases en directo, y cualquier alumno del curso (o de unos grupos determinados, si tenemos muchos) puede acceder y conectarse de manera instantánea con el tutor para plantearle sus dudas o inquietudes, de viva voz y viéndose las caras.

Tener la opción de hablar con otra persona y verse las caras, elimina por completo este miedo al desamparo en los alumnos.

Por otra parte, los responsables de la formación deben tener una forma sencilla y automática de vigilar que cada tutor está haciendo bien su trabajo: que contesta lo que tiene que contestar y que lo hace en el tiempo adecuado, garantizando así todo lo anterior.

¡Ah!, y otro detalle final pequeño pero que puede ser muy importante: llamar a cada uno de la manera que le gusta ser llamado. Por ejemplo, puede que el nombre legal de una alumna sea "María Luisa García", pero si le gusta que le llamen "Marisa", cuando el tutor le escriba, incluso cuando sean correos automáticos, debería utilizar "Marisa". Aunque en el diploma final aparecerá el nombre legal, claro. La plataforma debe darle la posibilidad a los tutores de anotar cómo quiere cada alumno que se le llame, y además luego utilizar esto de forma automática en todas las comunicaciones. Este toque personal es indispensable.

2.- La soledad del alumnado en la formación online

Otro de los grandes retos de la formación online son las tasas de abandono. Y esto se debe en gran medida a lo que nosotros llamamos el síndrome de la soledad del alumnado online.

Cuando un alumno entra en un curso online debe tener claro por dónde debe tirar en cada momento, y saber si va bien o mal en el estudio. Debe recibir las comunicaciones justas: ni pocas, ni demasiadas. Y tener claro que no es la única persona realizando la formación.

Existen muchas formas de solucionar estas necesidades.

Como ya hemos comentado en otras ocasiones, un buen calendario es clave. Si el alumnado sabe en cada momento dónde debe estar, si va bien o mal, cuánto tiempo debe dedicar a cada cosa, etc... no se sentirá perdido. Por ejemplo, esta es una captura de la portada que ve un alumno al acceder a un curso en la plataforma de elearning SELF (en este caso uno de programación):

Portada de un curso en la plataforma SELF

Como podemos observar, de un golpe de vista, el alumno tiene mucha información:

  • Sabe dónde se ha quedado y puede acceder de manera directa.

  • No le cabe la menor duda de cuánto tiempo le queda para poder realizar la formación.

  • Conoce qué porcentaje del tiempo estimado para el curso le ha dedicado ya, cuántas evaluaciones le quedan por hacer y qué proporción de los contenidos le queda por completar.

  • Visualiza los hitos que ha alcanzado ya con éxito, en cuáles va con retraso, y cuándo tiene el siguiente y cuánto tiempo le queda para alcanzarlo.

  • Puede ampliar esta información con más detalle en cualquier momento.

Además de esto, nuevamente es clave el contacto continuado por parte del tutor. Esto significa que se deben usar las herramientas de comunicación de manera estratégica. Ya hemos visto cómo usar la comunicación síncrona para otorgar disponibilidad. Pero un mensaje asíncrono a tiempo es un triunfo. Ahí es donde entra en juego la dinamización. Este es un coste importante en todas las acciones formativas online ya que tradicionalmente se necesitan muchas personas vigilando el progreso de los alumnos y luego enviando correos y haciendo llamadas. Este coste se puede eliminar en gran medida gracias a la automatización de muchas de estas tareas. Además, que sea el propio tutor el que contacta con los alumnos y no un tercero es un gran punto a favor de reducir la soledad y establecer vínculos entre el alumnado y los que tutelan. Estos son sólo algunos ejemplos de dinamización automatizada en nombre del tutor son:

  • Un mensaje de bienvenida, enviado por el tutor el día que inician el curso, presentándose y sentando las expectativas del curso adecuadamente.
  • Correos a los alumnos que llevan mucho tiempo sin acceder. Verificando que no tienen ningún problema, ofreciéndoles su ayuda y animándolos a continuar.
  • Ofrecer pautas y pistas en el momento adecuado. Por ejemplo, al terminar ciertas partes concretas del curso, escribirles recapitulando lo aprendido, ofreciéndoles lecturas o vídeos complementarios y explicándoles lo que se van a encontrar a continuación.

Hay infinidad de posibilidades más de este estilo, que se pueden crear sin añadir costes ni personas y que dependen del tipo de formación, de la materia, etc.

Otros ejemplos serían: compartir cosas interesantes en los foros y/o en el muro del curso para fomentar la participación, abrir el anuario para que se puedan ver los participantes entre sí... y, en general, fomentar la comunicación continuada y no intrusiva entre alumnado y tutores.

3.- Dificultades para el uso de la tecnología

Muchas de las personas que se han incorporado al mundo digital lo han hecho muy tarde. Y otras todavía se están incorporando ahora. En este sentido la facilidad de uso de la plataforma y su aspecto son puntos clave (¡Moodle, te estoy mirando a ti!).

Es necesario tener en cuenta también que muchas personas carecen de ordenador personal. Y en algunos sectores, como por ejemplo la hostelería o el sanitario entre otros, los posibles alumnos se pasan el día corriendo de acá para allá y entrando de manera intermitente desde dispositivos móviles.

Imagen de una lección en SELF vista en diversos dispositivos

Para ello es clave que el alumnado tenga la opción, de verdad, de acceder a través de móviles o tabletas. Para esto se deben dar dos factores: que la plataforma lo permita y que los contenidos estén adaptados. Por eso es crucial crear o adquirir contenidos adaptados, que no se metan en medio de la plataforma o intenten sustituirla, sino que colaboren con ella.

Tener siempre una ayuda adecuada a mano también suma.

Y una última cosa muy importante, tanto desde el punto de vista ético como, incluso, legal: crear contenidos accesibles. Que cumplan con los requisitos de accesibilidad del W3C (al menos AA) y de la norma UNE 139803-2012 para tratar de garantizar el acceso de personas con dificultades de visión y auditivas, así como dificultades cognitivas según el caso.

En ese sentido, no solo llega con que lo estén los contenidos: la plataforma de elearning sobre la que se distribuyen tiene que estar bien adaptada y ofrecer información, asistencia y teclas rápidas para este tipo de personas con capacidades diversas en todos los navegadores.

Resumiendo

El alumnado que hace formación online se encuentra con ciertos retos y dificultades que no tienen normalmente en la formación presencial. La planificación y el adecuado uso de la plataforma de elearning pueden conseguir que estas dificultades se mitiguen en gran medida, e incluso que desaparezcan. Para ello no sólo debemos pensarlas con detenimiento, sino que la plataforma que utilicemos debe brindarnos las capacidades adecuadas, o nuestro esfuerzo se encontrará con un punto muerto.

Al final, todo esto redunda en una mayor satisfacción de los alumnos, una mayor tasa de finalización y, en definitiva, en conseguir los objetivos de nuestra empresa y aumentar los beneficios, económicos y de otra índole.

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