Los 5 principales problemas en la formación online corporativa
(y cómo solucionarlos con un LMS)
Cómo comentábamos en artículos anteriores (Cómo usar una plataforma de elearning para el plan de acogida de nuevos trabajadores, Contenidos para formación empresarial: ¿estándar o a medida?, etc.), la utilización de una Plataforma de Teleformación (LMS) por parte de una empresa proporciona un "plus" tanto en la propia formación, como en el aspecto, identidad y calidad de cara a sus empleados y clientes.
En primer lugar vamos a ver las posibilidades que nos puede ofrecer un LMS dentro de la empresa:
- Formación interna para sus empleados. Esta formación puede ser acerca de las características de los productos, protocolos de empresa, formación de bienvenida, promoción de puesto, formación continua, riesgos laborales, etc.
- Formación y soporte de clientes. Por ejemplo, para formar a clientes nuevos, mantener siempre actualizados a los clientes en las nuevas características de los productos, knowledge base y soporte de producto privados con las herramientas de comunicación del LMS, poder tener manuales o instrucciones de uso del producto... y todo centralizado y actualizado en un mismo sitio.
Ahora bien, administrar, dotar de contenido y dinamizar esta formación es algo que lleva tiempo y se debería elegir una plataforma que facilitara estas acciones. Lo más adecuado a la hora de elegir una plataforma para hacer formación corporativa, es que tenga una serie de ayudas, e incluso sistemas automáticos, para facilitar la formación tanto a los empleados como a los clientes, y por supuesto, que sea ágil y fácil de gestionar.
¿Qué problemas nos encontramos habitualmente en este tipo de formación y cómo podemos solucionarlos gracias a un LMS adecuado?
Problema 1: Métodos de autenticación complejos que ralentizan el acceso
Los empleados y clientes necesitan acceder rápidamente a la formación, pero los sistemas de autenticación complicados generan fricción y abandonos.
El problema: gestionar múltiples credenciales y procesos de login complejos reduce la adopción de la plataforma.
La solución: autenticación con Single Sign-On (SSO).
La plataforma SELF permite utilizar un sistema de autenticación y autorización de las cuentas corporativas. Tanto propio; con el estándar OpenID Connect, o de terceros; si la empresa utiliza cuentas de Microsoft 365 o de Google Workspace, por ejemplo.
De esta forma el alumno puede acceder a la plataforma con su cuenta coroporativa, del trabajo, simplificando la gestión de alumnos y su independencia a la hora de entrar en la plataforma.
Problema 2: La gestión manual de alumnos y cursos
Dar de alta manualmente a cada empleado o cliente nuevo en la plataforma, es un proceso tedioso que consume tiempo del equipo de RRHH. No solo eso, darlos de baja cuando se marchan o cambiar las formaciones a las que tienen acceso si cambian de rol o de departamento, es un proceso muy ineficiente y propenso a errores.
El problema: las altas, bajas y cambios manuales generan cuellos de botella, errores y retrasos en el acceso a la formación.
La solución: la gestión automática a través de integración con sistemas corporativos o procesos de auto-registro permiten que los usuarios accedan inmediatamente a la formación sin intervención manual. También verán diferentes formaciones según al segmento que pertenezcan en cada momento. Y si en algún momento abandonan la compañía, dejarán de tener acceso en cuanto se dé de baja o se deshabilite su cuenta corporativa.
Problema 3: Falta de segmentación genera confusión en los usuarios
Sin una segmentación adecuada, empleados y clientes ven la misma formación, creando confusión sobre qué cursos son relevantes para ellos.
El problema: mostrar contenido irrelevante reduce el engagement y la efectividad de la formación.
La solución: grupos globales en SELF.
Permiten segmentar a los alumnos por departamento, jerarquía empresarial, tipología de cliente (gratuitos, básicos, premium) o producto utilizado.
Esto posibilita autorizarlos o manipularlos en bloque, determinar a qué formaciones tienen acceso, hacerles seguimiento o comunicarse con ellos de manera segmentada.
Problema 4: La gestión centralizada limita la autonomía del aprendizaje
Cuando los administradores deben matricular manualmente a cada alumno en cada curso o aprobar individualmente las formaciones, se crea dependencia y lentitud en el proceso formativo.
El problema: la falta de autonomía del alumno para elegir su formación reduce la flexibilidad y aumenta la carga administrativa.
La solución: cursos de automatriculación que permiten a cualquier alumno con los permisos adecuados darse de alta de manera autónoma.
Los cursos de automatriculación de SELF estarán disponibles para que cualquier alumno con los permisos adecuados (según el departamento o segmento al que pertenezca) pueda darse de alta en ellos de manera autónoma.
Estos cursos además tienen otras capacidades, cómo la posibilidad de pausar la formación temporalmente, establecer el tiempo máximo para hacerlo o que solo ciertos segmentos de alumnos puedan realizarlo, creando un catálogo amplio gestionado desde un solo sitio y de manera automática.
Problema 5: El seguimiento manual no escala
Hacer seguimiento y dinamización manual de cada alumno o enviar recordatorios personalizados es insostenible cuando crece el número de usuarios.
El problema: sin automatización, la dinamización consume demasiados recursos y no garantiza consistencia en el seguimiento.
La solución: dinamización automática.
Con tutorización semiautomática mediante hitos independientes de la fecha de inicio, se puede definir una plantilla de dinamización completa para cada formación que funcionará con cualquier alumno, haga cuando haga el curso. Por ejemplo, enviar automáticamente un aviso a las tres semanas si no se ha superado la lección tres, llegando tanto a la mensajería interna como al correo personal con mensajes personalizados e información sobre su progreso.
Plataforma SELF: la solución para la formación corporativa
La gestión eficiente de la formación corporativa requiere una plataforma que elimine las tareas manuales repetitivas y permita escalar sin aumentar proporcionalmente los recursos dedicados a administración.
La plataforma SELF integra todas estas funcionalidades en una sola plataforma: autenticación SSO, gestión automática de usuarios, segmentación inteligente, automatriculación y dinamización automática. Esto permite que los equipos de RRHH se centren en la estrategia formativa en lugar de en tareas administrativas, mientras que empleados y clientes disfrutan de una experiencia de aprendizaje fluida y personalizada.
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