Cómo usar una plataforma de e-learning para el plan de acogida de nuevos trabajadores

Tal y como hemos indicado en un artículo anterior, la tasa de rotación de una empresa está directamente relacionada con la experiencia sufrida por los nuevos empleados durante el proceso de acogida.

Cuando una nueva persona se incorpora a la empresa, la mayoría de las organizaciones optan por una de estas soluciones a la hora del onboarding:

• Una o varias personas le explican durante horas lo que se hace en cada uno de los departamentos.
• Se le provee de cientos de documentos donde se explican los procedimientos y normas de la empresa.

Cada una de estas soluciones tiene sus ventajas y sus inconvenientes y, generalmente, lo más adecuado es diseñar un plan de acogida que se quede con lo mejor de cada una.

El hecho de usar una plataforma de teleformación te puede ayudar a diseñar un plan de acogida exitoso. Veamos cómo con 7 consejos:

1.- Demuestra a los nuevos empleados que en la empresa no reina el caos

Cuando el proceso de bienvenida resulta caótico, quizás corremos el riesgo de enviar un mensaje no deseado. Si nuestra empresa tiene una política bien definida, así como unos procesos y procedimientos detallados, debemos intentar transmitir estos valores, a no ser, claro está, que simplemente se trate de papel mojado.

Podemos incorporar a nuestro LMS, de forma organizada y estructurada, todo aquel material que sea realmente importante para la empresa y que queramos transmitir a los empleados. Si la plataforma cuenta con una manera sencilla y efectiva de incorporar material en diversos formatos, y un buen motor de búsqueda para localizar información, se nos facilitará mucho la creación de los contenidos apropiados.

2.- Proporciona un material de incorporación estándar y coherente

Sin un LMS, es fácil que cuando se incorporen nuevos empleados estos no reciban la misma información. Por ejemplo, si la bienvenida corre a cargo de una persona concreta, esta puedes hacer más hincapié en su departamento y pasar por alto otros (por desconocimiento o simple olvido). Otro ejemplo sería, el hecho de entregar al nuevo empleado, accidentalmente, un documento obsoleto en lugar de una nueva versión revisada.

Estos problemas se resuelven usando la plataforma de e-learning de la organización en el proceso de bienvenida. De esta manera nos aseguramos de que todo el personal accede al mismo material y por lo tanto el mensaje recibido es estándar y coherente.

3.- Proporciona formación específica para ciertos roles

Sácale todo el partido a tu LMS. Incluye en él, además del material común a todos los trabajadores, aquel que sea específico solo para ciertos puestos de trabajo y asígnaselo a quien corresponda.

Por ejemplo, una nueva incorporación para el departamento de marketing, probablemente necesitará formación en temas que le sean ajenos a alguien que se incorpore al departamento de sistemas y viceversa.

La plataforma de teleformación, siempre que la empresa disponga de los recursos adecuados, te debería facilitar este punto.

4.- No te limites a entregar la información, establece hitos

Cuando llega alguien nuevo a la empresa recibe muchísima información de golpe y, si encima, esta no está estructurada ni existe un plan de bienvenida mínimamente organizado, el aterrizaje resulta abrumador.

De nuevo el LMS saldrá en nuestra ayuda. Una buena plataforma de teleformación te permitirá no solo dar acceso a cierta información cuándo quieras, sino establecer un calendario con hitos que le ayuden a ir a un ritmo adecuado, y saber si la persona ha consumido dicha información y cumplido dichos hitos. Esto hará la bienvenida más llevadera a los nuevos empleados. Si además necesitas empujar a alguien un poquito porque no va como debiera, la plataforma se puede encargar automáticamente por ti.

5.- Trazabilidad, di adiós al papel

Si necesitas guardar los registros de la formación que reciben todos tus trabajadores, incluida, la formación durante la incorporación, no hay nada más antiempresarial que el papel. Los motivos son muchos y muy variados:

• Manipulación: creación, actualización de datos, …
• Almacenamiento: ocupan mucho espacio físico, no siempre está controlado el acceso al mismo (posibilidad de pérdidas, modificaciones, acceso indebido a datos personales)
• Antiecológico
• Ineficiente
• Coste

Lo anterior se elimina con un robusto LMS el cual, además de registrar todas las interacciones del empleado con la plataforma, te permite extraer informes de forma sencilla.

6.- Evalúa la efectividad de tu plan de bienvenida

¿De qué nos sirve disponer de un maravilloso material corporativo y almacenar todos los registros de nuestros empleados si no sabemos si el proceso de bienvenida les ha servido para algo?

De nuevo, puedes usar tu LMS para:

• Crear cuestionarios o evaluaciones acerca de la formación recibida y así evaluar si se han asimilado los conceptos explicados. Si los cuestionarios están bien definidos, también pueden ayudar a detectar lagunas en el contenido.
• Crear encuestas donde el empleado valore su experiencia durante el proceso de incorporación.

7.- Tu identidad, tus valores

Desde que entra por la puerta, el nuevo empleado debe “respirar” la imagen de la empresa y empaparse de su cultura (principio C relacionado con la orientación que hemos visto en un artículo anterior). A esto puede ayudarte un LMS que sea realmente personalizable y si le añades unos buenos contenidos propios, tu imagen de marca aún se verá más reforzada.

Si le sacas partido a un buen LMS como SELF, seguro que a partir de ahora tus procesos de incorporación serán más organizados y efectivos, y disminuirán la rotación en vuestra empresa.