Contenidos para formación empresarial: ¿estándar o a medida?

En las organizaciones encontramos 3 niveles de aprendizaje: individual, colectivo y organizacional. Los dos primeros están más relacionados con la gestión de la formación y el tercero con lo que se conoce como gestión del conocimiento.

Cuando la persona responsable de RRHH trata de llevar a cabo una gestión integral del aprendizaje suele tener dos objetivos en mente:

• Democratizar el conocimiento, es decir, que todos los materiales o contenidos disponibles de la empresa estén a disposición de las personas de la organización que lo necesiten.
• Utilidad del material, es decir, que el conocimiento más importante esté disponible para las personas que deben usarlo para su desempeño profesional.

La mayoría de los responsables a la hora de abordar la gestión del aprendizaje de la organización buscan soluciones de e-learning. Generalmente las soluciones presenciales tan solo cubrirían los aspectos de la formación, pero no la gestión del conocimiento.

Cuando se inicia un proyecto de esta envergadura, surgen numerosas dudas y quizás la primera y más importante es ¿cómo repartir el presupuesto entre los contenidos de formación y la plataforma? ¿Qué aporta más valor al proyecto?

Veámoslo con un simil: a la hora de montar un restaurante, ¿en qué invierto la mayor parte del presupuesto, en contratar a cocineros estrellas, o en un local de lujo con vistas al mar? Es obvio, que para poner en marcha el negocio, necesito a ambos (cocinero + local). Pero, ¿es mejor contratar a un par de cocineros con estrellas Michelin y usar un local lúgubre que me han regalado (plataforma gratis) sin posibilidad de reformar (sin personalización avanzada) ni de ampliar (sin escalabilidad) o, es mejor contratar a un “colega” como cocinero, aunque no sepa ni freír un huevo (contenidos sin calidad) pues hemos gastado casi todo el presupuesto en un local de lujo (plataforma sobredimensionada)?

Una vez tengamos clara la respuesta a la pregunta anterior, estamos listos para enfrentarnos a las siguientes preguntas:

Plataforma de e-learning, cuál elegir?

Ya hemos hablado aquí extensamente sobre si es mejor elegir una plataforma Open Source gestionada por nuestra organización o una solución en la nube gestionada por el fabricante. En el caso de formación empresarial, para reducir al mínimo los problemas lo mejor seguramente es contratar una plataforma e-learning en la nube (o sea, en modo SaaS, Software as a Service).

De esta forma la empresa ganará en flexibilidad (pago en función del número de usuarios) y en seguridad (el proveedor de la plataforma se encarga del mantenimiento de la misma, con sus correspondientes actualizaciones (incluso legislativas), así como de gestionar los servidores donde está alojada).

A la hora de elegir a tu proveedor tecnológico no te olvides de revisar como mínimo los 7 puntos clave que te comentamos en un artículo anterior.

Contenidos, ¿estándar o a medida?

Como todo, depende. No existe una respuesta única, sino que será función de lo que se busque en cada momento. Vemos los pros y los contras de cada uno.

• Tiempo: obviamente este factor juega en contra de los contenidos a medida. Cuando una empresa tiene una necesidad urgente de formar a sus trabajadores se decantará por la compra de cursos estándar aunque quizá no tengan la mejor calidad ni estén tan bien adaptados a sus necesidades.
• Recursos humanos: si se compran cursos estándar, el “gasto inicial” en recursos humanos es mínimo, equivale al tiempo que invierten en elegir dichos cursos, y probarlos. Por el contrario, si la empresa decide crear contenidos a medida, se formarán equipos internos que participen en la creación de dichos contenidos.
• Coste: los dos puntos anteriores se traducen en dinero, de lo que se deduce que los contenidos a medida cuestan más que los contenidos estándar, como es bastante evidente.
• Especificidad del contenido: si las necesidades de formación de la organización son muy especializadas, probablemente no encuentren cursos en el mercado que cubran sus necesidades y tendrán que crear su propio contenido. En cambio, cuando se trata de formar al personal en competencias transversales (idiomas, gestión, ofimática,...), resulta muy sencillo encontrar en el mercado una amplia variedad de cursos estándar que pueden satisfacer nuestras necesidades a un menor coste.
• Contexto: algunas empresas de contenidos estándar ofrecen sus cursos con marca blanca, es decir, puedes incluir el logo de tu empresa para que parezca un curso propio, siendo eso lo único editable. Sin embargo, en el contenido a medida, los trabajadores no solo verán el logo de la empresa, sino que los ejemplos de la formación estarán basados en casos reales de la organización, e irán evolucionando a medida que lo haga la empresa. Entonces, a través de la formación, la empresa puede mejorar el grado de implicación de sus empleados.
• Flexibilidad: si la organización pertenece a un sector que está en un continuo cambio, quizás los cursos estándar no tengan mucho sentido, debido a las continuas necesidades de actualización y adaptación. Esta característica está íntimamente relacionada con la siguiente.
• Control: el hecho de decidirse por los contenidos a medida da a la empresa el control total (o casi, luego explicaremos por qué hemos dicho casi) sobre los mismos. La empresa decide, qué, cuándo y quién.
• Regulación: cuando se trata de pasar por el aro no hay elección. Si lo que se pretende es la obtención de un certificado X, seguramente lo mejor sea acudir al curso estándar de turno.

La gestión del aprendizaje en una organización debe constituir un proyecto estratégico de la misma. Si se aborda únicamente con cursos estándar, se estará dejando de lado no solo la gestión del conocimiento, sino que, además, la formación estará menos adaptada a las necesidades específicas de la empresa.

Lo ideal es escoger el mix estándar/a medida que la empresa necesite.

A la hora de elegir cursos estándar se recomienda acudir a proveedores donde prime la calidad, no la cantidad. Por ejemplo, ¿quién te ofrecerá un mejor contenido de un curso de inglés? ¿un proveedor que además te ofrece cursos de prevención, junto con cursos de programación, y cursos de oposiciones o de imagen personal y sonido? ¿o un proveedor especializado en ofrecer exclusivamente cursos de idiomas online? A veces lo barato…

En cuanto a los contenidos a medida, la pregunta que nos tendríamos que hacer sería: ¿los creamos internamente o externalizamos el proceso?

Llegados a este punto no querríamos extendernos mucho más. Para ser breves diremos que la elección dependerá de los recursos con los que cuente la empresa, tanto de personas involucradas en el proyecto, conocimientos, criterios económicos y consideraciones de tiempo para su creación.

Hay otro factor muy importante que debe ser tenido en cuenta, la plataforma de e-learning seleccionada. Si vas a crear tu propio contenido, elige una plataforma que permita crear tu propio curso a partir de cualquier material del que ya dispongas: HTML, Markdown, PowerPoint, vídeos propios y ajenos (YouTube, Vimeo...), PDFs, hojas de cálculo… y todo de manera sencilla, intuitiva y atractiva para los alumnos.

La plataforma SELF lo hace, ¿y la tuya?