Cómo impartir cursos presenciales bonificados a través de aula virtual en tiempos de COVID-19

La situación de emergencia de salud pública ocasionada por la COVID-19 ha tenido un gran impacto en el sistema de formación profesional para el empleo. El estado de alarma no permite, con carácter general, continuar la ejecución de la formación presencial, tal y como esta modalidad se encontraba regulada, lo que afecta a un importante número de acciones formativas financiadas con cargo a este sistema.

Debido a esto, el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha publicado la resolución de 15 de abril de 2020, por la que se establecen medidas extraordinarias para hacer frente al impacto de la COVID-19 en materia de formación profesional para el empleo en el ámbito laboral.

Las medidas incluidas en esta resolución, para que resulten eficaces, estarán vigentes durante todo el periodo de ejecución de las actividades formativas afectadas y no solo mientras dure el periodo de alarma.

En el enlace anterior puedes leer la resolución completa pero, a continuación, nos centraremos en los tres artículos que más preocupación han causado entre los centros de formación presencial, estos son los números 3, 8 y 9.

Artículo 3. Utilización de aula virtual como formación presencial

Tras esta resolución, con la intención de flexibilizar las condiciones de ejecución de las acciones formativas presenciales y mixtas, se podrá impartir la parte presencial de la acción formativa mediante "aula virtual", considerándose en todo caso como formación presencial.

Analicemos el párrafo con calma, pues tiene más miga de lo que parece.

1. ¿Qué es un aula virtual? Es una variante de la modalidad de teleformación, pero a diferencia de esta, se exige que la formación se realice de forma sincronizada, es decir, todos los participantes (profesor y estudiantes) deben encontrarse en el aula virtual en el momento de la sesión.
2. ¿Aula virtual es lo mismo que plataforma de teleformación? No, una plataforma de e-learning, además de la formación síncrona de la que hablamos, permite distribuir contenidos, llevar a cabo formación asíncrona, generar registros de interacción, tanto de la asistencia tutorial como de los controles de aprendizaje facilitando el seguimiento del proceso formativo de los participantes, entre otras muchas cosas.
3. ¿Qué significa usar el aula virtual como formación presencial? Simplemente, que para poder bonificar el curso debemos cumplir los requisitos exigidos en las acciones formativas presenciales, es decir:
   1. Número de alumnos por tutor: se mantienen 30 (no 80, como en el caso de teleformación). Huelga decir que, por lo tanto, la herramienta elegida deberá soportar al menos 32 participantes simultáneos (30 alumnos + 1 formador + 1 supervisor).
   2. 75% de las horas realizadas por el participante: ya que el estudiante debe "acudir a clase", aunque sea virtualmente, se computan el número de horas realizadas.
   3. A diferencia de lo que ocurre en teleformación, el formador no necesita tener formación específica sobre esta forma de impartir clase.

Artículo 8. Firma digitalizada o con datos biométricos-

Este artículo es el que más confusión ha suscitado, y con mucha razón. Vamos a ver lo que pone para luego analizarlo:

A los efectos de lo previsto en esta resolución, en la formación presencial se permite la firma electrónica de las personas responsables de formación, personas formadoras y alumnado mediante captura de firma digitalizada o con datos biométricos en cualquiera de los documentos que precisen de su firma, que tendrá que estar asociada al correspondiente N.I.F. o N.I.E.

El sistema de captura de firma digitalizada deberá garantizar en todo caso la autenticidad de los datos correspondientes a la misma.

Se permitirá el uso de medios electrónicos para garantizar la asistencia de las personas participantes siempre que quede debidamente constatada la identidad de las personas firmantes y reúna los requisitos de seguridad jurídica.

A más de uno casi le explota la cabeza tras leer esto, y no es para menos. ¿Cuántos de nuestros alumnos disponen de firma digital?

Tantas dudas y comentarios suscitó que Fundae publicó el 24 de abril el documento "el experto responde" ha despejado numerosas dudas, entre ellas destacamos:

• Los participantes y formadores no deben contar necesariamente con un certificado digital.
• La firma con datos biométricos no está pensada para la formación presencial impartida mediante aula virtual, por lo que no nos incumbe para realizar este nuevo tipo de formación.

Por otro lado, en el documento de Fundae titulado "respuestas a la resolución de 15 de abril de 2020" nos indican:

En cuanto al artículo 8 debe tenerse en cuenta que la modalidad de teleformación no requiere firma del interesado, al disponer las plataformas de sistemas de registros de presencia y actividad, y de igual manera, la formación presencial desarrollada a través de aula virtual, contienen los registros de conexión y actividad que se usarán como acreditación de asistencia.

Consideramos un tanto arriesgada la última afirmación del párrafo anterior, ya que no todos los sistemas (que ellos llaman, de manera confusa, "plataformas" en el párrafo anterior) usados como aula virtual están preparados tecnológicamente para realizar dichos registros. Es más, la mayoría no disponen de registros válidos a estos efectos.

El sistema utilizado debería permitir a los alumnos el acceso mediante credenciales personales e intransferibles, de modo que garanticemos que son ellos los que están accediendo. Además, debería registrar las actividades realizadas durante la formación, es decir, las entradas y salidas del sistema durante la clase, el tiempo total de conexión, etc. Ese es el registro de la formación al que se refieren, y que la mayoría de los sistemas de clases en directo como Zoom, Google Meet, Skype, Microsoft Teams, Jitsi... no ofrecen.

No obstante, aunque se use un servicio que por sí mismo no cumpla este requisito, si lo integramos dentro de una plataforma de e-learning este problema desaparece, ya que la plataforma es la que se encarga de recoger y guardar los registros necesarios.

Aparte de esto hay otra cuestión a considerar: los sistemas utilizados deben cumplir con el RGPD.

¿Tienes la seguridad de que tu aula virtual cumple con todo lo necesario?

El uso de una plataforma de e-Learning (LMS) que incluya un buen sistema de clases en directo, y/o que permita integrarse con uno o varios de los sistemas de clases en directo comerciales, es una garantía para cumplir con lo que pide Fundae. Y además permitirá ofrecer multitud de servicios adicionales para impartir la formación: contenido teórico, foros de discusión, contacto directo con los alumnos, calendarios, recordatorios y notificaciones de las clases, evaluación...

Artículo 9. Seguimiento y control

En el apartado b) del mismo leemos:

Durante las actuaciones de seguimiento, al objeto de documentar las mismas, los órganos de control podrán recabar la firma de las personas responsables de formación, personas formadoras y alumnado, en los documentos de recogida de datos, mediante captura de firma digitalizada con datos biométricos, de acuerdo con lo previsto en el artículo 8.

Pero, ¿no habíamos dicho que no era necesario que tuvieran firma digital? Entonces, ¿qué nos piden aquí?

De nuevo, el documento posterior publicado por Fundae arroja luz sobre el control de asistencia: en formación presencial estamos acostumbrados a que los participantes firmen las entradas y salidas del aula. En el caso del aula virtual la asistencia de los alumnos se acreditará a través del registro de conexiones que, como ya hemos explicado, debe estar relacionado de manera inequívoca con el participante.

No obstante, a efectos de las actuaciones de seguimiento y control, cuando la herramienta tecnológica utilizada para el aula virtual no cuente con un registro de conexiones, la participación se podrá constatar mediante declaración responsable de la persona participante, en la que conste su realización de la acción formativa de que se trate, de manera que ésta quede claramente identificada.

Puedes descargarte el modelo de declaración responsable de la página web de Fundae.

Conclusiones

Si tu formación presencial bonificada se ha visto interrumpida por la situación actual puedes llevarla a cabo usando un sistema de aula virtual. Para ello ten en cuenta que:

• Los requisitos de la acción formativa ya los conoces pues se mantienen, esto es: 30 alumnos por formador y los participantes deben asistir en directo al 75% de las horas declaradas.

• El tutor no necesita tener experiencia previa impartiendo clase a través de un aula virtual.

• A pesar de ser un medio diferente, no te exigen que adaptes los contenidos.

• Fundae no exige que el aula virtual esté integrada dentro de una plataforma de teleformación (aunque, según nuestra experiencia, es muy recomendable).

• El control de asistencia se acreditará a través del registro de sesiones, en caso de que el sistema de aula virtual empleado lo permita. Si el aula virtual no recoge dichos registros, cada participante deberá firmar de manera fehaciente una declaración responsable cuando la Administración lo requiera

• Usando un aula virtual integrada en una plataforma e-learning, el punto anterior ya no será un problema.

De todos modos, quizás antes de lanzarte a usar una herramienta en concreto para clases en directo deberías plantearte otras preguntas:

• ¿Estoy buscando un parche para salir del paso o me planteo una transformación más a largo plazo?
• ¿Ha llegado el momento de hacer verdadera formación online?

Las respuestas a estas preguntas condicionarán tu negocio en los próximos meses y años.