Cómo integrar tu plataforma de e-learning con tu programa de gestión, CRM, tienda online...

La mayoría de las empresas actuales poseen, como mínimo, un sistema a través del cual gestionan toda su información empresarial (un ERP y/o un CRM): desde sus facturas, datos de clientes/alumnos y empleados/tutores, proveedores, cursos, nóminas, estadísticas de la empresa, etc. Si hacéis formación online, seguro que existe una tienda web en la que se venden los cursos y en la que los alumnos introducen sus datos. Finalmente, la plataforma de e-learning comparte muchos de esos datos con el resto de sistemas, como mínimo los datos de los alumnos y en qué cursos están matriculados.

También es muy habitual encontrarse con que todos estos sistemas dispares son silos de información que no se comunican entre ellos. Esto hace que tengamos los mismos datos repetidos en varios sitios, lo que implica trabajo de gestión multiplicado, posibles incongruencias de información, peor productividad y posible insatisfacción de los trabajadores y de los clientes/alumnos.

Finalmente, otra necesidad común es poder obtener informes y estadísticas que tengan sentido para nuestro negocio. Para ello necesitamos explotar y cruzar datos desde todos esos sistemas, que sean homogéneos y coherentes, y poder obtenerlos de manera sencilla.

Los principales inconvenientes de no tener dato único en una empresa de e-learning

• Información duplicada y desincronizada, si la empresa tiene un software de gestión, tendrá ya probablemente los datos de sus alumnos almacenados en él, junto con los datos de los cursos que imparte y la relación de los alumnos con sus cursos entre otras muchas cosas. ¿Por qué deberías tener que introducir los datos en más de un sistema? Si los tienes en la tienda online ¿no deberían pasar automáticamente al programa de gestión para facturar y a la plataforma para impartir, por ejemplo? Si en el futuro cambia un dato ¿estará actualizado en todos los sistemas?
• Complicaciones en la gestión y duplicidad del trabajo. Esto es un corolario del punto anterior: al tener los sistemas duplicados, la gestión de los datos se complica. Sin una integración, la empresa tendrá que dar de alta los datos varias veces, una por cada sistema. Aparte de la manifiesta ineficiencia, esto es muy propenso a errores, con posibilidades de olvidarse de algo en alguno de ellos y de tener la información desincronizada. A esto hay que sumarle que los empleados tendrán que aprender a manejar más de un software diferente, con la pérdida de tiempo e ineficiencia correspondientes.
• Dificultad para hacer consultas a medida Una plataforma de teleformación genera muchos datos estadísticos, fundamentales para el seguimiento de los alumnos y de los tutores (y, en España, el proceso de bonificación con Fundae). Para consultar estos datos es necesario entrar en la plataforma. Si esta ofrece buenos informes es posible que sea suficiente. Pero, lo más normal es que necesitemos informes y consultas a medida cruzados con datos de otros sistemas. Lo más interesante y cómodo sería poder disponer de estos datos directamente desde el programa de gestión de la empresa, manteniéndolos sincronizados casi en tiempo real con los del LMS.

Cómo integrar los datos del LMS con tu empresa y viceversa

La plataforma SELF provee de una serie de instrumentos para poder realizar una integración bidireccional con los diferentes programas de gestión empresarial y bases de datos de tu empresa. Nuestros clientes han sabido sacarles partido durante años para simplificar su gestión, reducir errores y obtener información actual y a medida de sus necesidades.

Aunque cada caso suele requerir un estudio específico de qué métodos o servicios utilizar, los principales servicios de integración que ofrece SELF son:

• Servicio Web, un servicio web es un conjunto de protocolos y estándares que permiten el intercambio de datos entre diferentes aplicaciones. La plataforma SELF expone un servicio web con infinidad de funciones que nos permitirán desde nuestro programa de gestión transferir en las dos direcciones datos de alumnos, matrículas, tutores, gestores, etc. Permite la consulta de datos estadísticos, conocer los cursos creados, incluso introducir la información de bonificación de un alumno, todo desde el programa de gestión de la empresa sin tener que gestionarlo de manera independiente en la plataforma. Requiere de un desarrollo específico por parte de la empresa.
• Cargas y sincronizaciones de datos personalizadas, desde SELF existe la posibilidad de desarrollar cargas de datos personalizadas para nuestros clientes. Esto ofrece la posibilidad de enviar a una base de datos propia del cliente la información exacta que necesite para sus necesidades, ya homogeneizada, agregada y con el formato más adecuado para su explotación. Se puede exportar con la periodicidad necesaria (diaria, cada x horas, etc...) para poder consultarla casi en tiempo real..
• Exportación de datos a Excel, SELF permite exportar a Excel todos los informes y listados que aparecen en la plataforma. Esta exportación genera unos datos estructurados que fácilmente pueden ser a su vez integrados en el programa de gestión de la empresa, o simplemente consumir estos datos directamente en la Excel exportada, algo que muchos profesionales prefieren por ser su herramienta de uso diario.

Casos reales de integración de datos entre LMS y software de gestión o informes

Estos son algunos ejemplos reales de aplicación de estos métodos de integración:

• Uno de nuestros clientes, un proyecto de referencia en formación online especializada, tiene integrados su software de gestión, su tienda online y la plataforma de e-learning SELF. Cuando entra un nuevo pedido en la tienda online, automáticamente se recibe en el software de gestión, donde se valida la venta y los datos. Al aceptar el pedido se efectúa automáticamente la facturación. Además se matricula al alumno en el curso correspondiente en la plataforma y se le envía un correo electrónico de bienvenida. De este modo, el dato generado en la tienda está disponible automáticamente en los tres sistemas: tienda, ERP y LMS. Además, si en el futuro se modifica un dato en el ERP, por ejemplo el email, automáticamente se sincronizan los cambios a la tienda y a la plataforma SELF. Esto reduce el trabajo manual, minimiza los errores y asegura la consistencia de la información entre todos los sistemas.
• Otro de nuestros clientes es una gran empresa de software que forma a sus miles de clientes con SELF. De cara al control de sus parámetros de calidad, necesitan disponer de informes relacionados con los alumnos y su progreso en la formación, de los tiempos de respuesta de los tutores y de otros parámetros similares, todo ello integrado en el sistema en el que consumen los demás informes. Mediante una carga de datos diaria nocturna, se sincroniza desde SELF información en su base de datos. Así pueden obtener estos informes y cuadros de mando, basados en datos de SELF y de sus propios sistemas, utilizando un software estándar (Excel, Power BI) y teniendo siempre información actualizada.
• Una importante empresa de RRHH requiere una capa de gestión propia por encima de la propia plataforma. La idea es ofrecer a los alumnos y jefes de equipo información personalizada sobre progreso formativo, permitir que los líderes puedan matricular a voluntad a sus trabajadores en ciertas formaciones, así como otras características totalmente a medida del proyecto que estaban desarrollando. Para ello encargaron a una empresa externa el desarrollo de una aplicación Web a medida, la cual se integró con SELF a varios niveles: para delegar la autenticación de los usuarios (con cuentas locales y corporativas), para la gestión de alumnos y sus matrículas, y con una sincronización de datos para seguimiento, informes y fichas personales de alumnos.

Conclusión

Incorporar datos de la plataforma a nuestras bases de datos corporativas y tener la capacidad de automatizar ciertas acciones y datos de la plataforma de e-learning desde nuestro software de gestión (altas de alumnos, ver estadísticas, datos de Fundae, etc) permite a nuestra organización disponer de datos únicos, tener la gestión centralizada, evitar la duplicidad de esfuerzos, disponer de más flexibilidad para obtener informes y ahorrar problemas futuros con los datos.