Venta online de formación: ¿Tienda en el LMS o aplicación independiente?

En el momento que nos proponemos vender nuestros cursos en internet, es habitual que nos surjan dudas acerca de cómo hacerlo. Es normal que sea un terreno que no dominamos, puesto que somos expertos en proporcionar formación, no en venderla. O por lo menos, no en venderla y gestionarla a través de internet. Las preguntas más habituales que suelen surgir son:

  • ¿Desde dónde hago la venta de mis cursos?

  • ¿Cómo gestiono las ventas una vez ue llegan?

  • ¿De qué forma enlazo la venta de un curso con la plataforma?

  • ¿Desde dónde doy el alta a los nuevos alumnos?

Para realizar la venta de cursos a través de internet necesitaremos de un sistema de comercio electrónico o tienda online. Por lo tanto se trata de un nuevo software que deberemos manejar, aparte de la plataforma de teleformación.

Lo que más nos puede inquietar es que ahora tendremos dos softwares diferentes: por un lado la tienda y por otro lado la plataforma de teleformación (LMS), eso sin contar nuestro sistema de gestión (ERP, facturación)... Y no sabemos muy bien cuál es el proceso a seguir ante una compra de uno de nuestros cursos.

El proceso (explicado de forma básica) de una venta y gestión de un alumno sería:

  1. El alumno compra el curso. (Comercio Electrónico)

  2. Se gestiona y se recibe el pago. (Comercio electrónico)

  3. Se introduce al alumno en el ERP. (Administración de la empresa)

  4. Se le da de alta en la plataforma en el curso correspondiente. (Plataforma)

  5. Se le notifica el alta. (Administración de la empresa o Plataforma)

A continuación vamos a explicar las tres posibilidades de venta de cursos y gestión de alumnos que nos podemos encontrar para llevar a cabo los pasos anteriormente expuestos.

Opción 1: Ventas desde la propia plataforma de elearning

Algunas plataformas permiten tener integrada la venta de los cursos en la propia plataforma, es decir la plataforma actúa a la vez como comercio electrónico y LMS, gestionando todo desde el mismo sitio.

A priori esto parece una idea estupenda: tener todo centralizado y casi automatizado en un mismo producto. Sin embargo, aunque lleve a cabo lo más común (info de producto y recepción de pagos), la parte del comercio siempre queda limitada en algunos aspectos.

Y es que puede parecer que la venta online es poco más que eso, pero "el diablo está en los detalles". La disciplina de comercio electrónico puede llegar a ser muy compleja si se quiere hacer de manera profesional, y va mucho más allá de esas dos funcionalidades básicas (información y pagos). Desde cuestiones como el SEO, la analítica, optimizaciones de mil pequeños detalles técnicos... Por eso existen plataformas de e-commerce profesionales.

El quid de la cuestión es que ambas soluciones, si son profesionales, son softwares extremadamente complejos que ofrecen innumerables opciones y requieren una gran especialización por parte del proveedor. Por eso, normalmente, es muy complicado que un mismo proveedor pueda ofrecer ambos productos (o uno que los integre a ambos) con la calidad y las capacidades requeridas.

Opción 2: Comercio electrónico totalmente separado del LMS

Imagen ornamental, dos personas comprando online

Este caso sería tener ambos softwares separados: por un lado el LMS y por el otro una solución de comercio electrónico independiente. Dos recursos diferentes y profesionales que nos den las mejores capacidades para cada tarea.

Un comercio electrónico nos proporcionará todas las herramientas necesarias para poder vender con seguridad y calidad nuestros cursos, como pueden ser:

  • Un sistema de facturación completo. 

  • Diferentes sistemas de pago.

  • Adaptación del comercio a nuestro aspecto corporativo.

  • Posicionamiento SEO, etc.

  • Herramientas de marketing y calidad.

  • Optimizaciones de rendimiento (cada fracción de segundo en la carga cuenta)

Y por el otro lado tendremos la plataforma de teleformación desde donde gestionaremos a los alumnos y realizaremos la formación, con todo lo que ello implica.

El principal escollo es que tendremos que dar de alta a los alumnos que hayan comprado un curso en el comercio electrónico dentro del LMS y notificarles que su compra ha sido aceptada y que han sido dados de alta en el curso que han comprado. Es decir, no existe una comunicación directa entre el comercio y la plataforma, ni siquiera una pequeña automatización.

Opción 3: Ventas desde comercio externo con integración en una plataforma de elearning

Imagen ornamental, una luz de neon con la frase Todo está conectado en inglés

En este caso, al igual que el anterior, tendremos por un lado el comercio electrónico y por otro la plataforma de teleformación, pero existirá una comunicación entre ambas soluciones y tendremos algunos procesos automatizados para facilitar la gestión entre la compra y el alta del alumno.

Esta integración o enlace entre uno y otro puede hacerse fundamentalmente mediante 2 procedimientos técnicos:

  • Servicios Web: a través de un servicio web es posible tanto extraer como introducir información en un sistema, además de automatizar ciertos procesos, todo ello desde un software externo.
  • Webhooks: un webhook, simplificando, es un sistema de comunicación automática entre aplicaciones que lanza eventos entre ellas permitiendo realizar muchas automatizaciones como respuesta a algo que ocurre en alguno de ellos. Pueden comunicar dos sistemas directamente o, más a menudo, a través de un software intermediario que es capaz de añadir lógica a las interacciones y generar transacciones (se efectúan todos los pasos o ninguno).

Puedes leer un completo artículo técnico sobre la diferencia entre ambos aquí: Qué son los Webhooks, en qué se diferencian de una API REST y por qué deberías conocerlos.

Gracias a estas posibilidades de integración se pueden definir procesos de manera relativamente sencilla, dependiendo del método elegido y de las capacidades de cada sistema.

En el ejemplo de nuestra hipotética tienda online, en el momento en el que un alumno adquiera un curso y se haya verificado el pago, podría iniciarse un proceso similar al siguiente:

  1. La tienda online introduce todos los datos de la compra en el sistema de gestión (ERP) de la empresa a través del servicio Web de este.

  2. La tienda, además, mediante un webhook u otro servicio Web, notifica a la plataforma de elearning (LMS) que ha habido una nueva venta y cuáles son los datos del alumno y qué curso ha adquirido.

  3. El LMS da de alta al alumno y lo matricula en el curso correspondiente.

  4. La tienda, mediante un webhook almacena en una hoja de cálculo online (Google Sheets o Microsoft Excel Online) o en una base de datos,  la información básica sobre la venta, con intención estadística. Esta fuente se utiliza para generar dashboard de información de gerencia, que le permite conocer el estado de diferentes partes de la empresa en todo momento (en este caso de las ventas).

  5. Se genera una notificación mediante correo electrónico para el departamento de administración de modo que sean conscientes de la venta y la puedan revisar.

  6. La tienda o el ERP genera la factura correspondiente y se la hace llegar al alumno o a su responsables (si es una empresa) junto con la confirmación de compra.

  7. Uno de los sistemas (tienda, ERP o LMS) notifican a través de correo electrónico de que el alta se ha producido y que ya tiene acceso a la formación, incluyendo los detalles sobre cómo acceder a la formación.

Todos estos procesos, que normalmente se generarían de forma manual y que, aparte de ser laboriosos, tienen la posibilidad de que se comentan errores al duplicar los datos, ahora se efectúan de manera automática y sin errores.

En nuestra opinión, el uso de sistemas separados representa la mejor de todas las opciones. Por un lado tenemos los mejores sistemas, cada uno de ellos especializado en una parte del negocio y que nos permiten hacerlo de la manera más profesional posible. Además, gracias a las posibilidades de integración, disfrutamos del "dato único" y eliminamos trabajo innecesario.

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