Cómo crear un sistema de formación online basado en suscripciones

El modelo de negocio de las suscripciones existe desde hace muchísimo tiempo. Se trata tan solo de pagar una cuota fija para poder disfrutar de un servicio. En los últimos años este modelo ha crecido de forma exponencial, siendo un tipo de negocio de los más utilizados, sobre todo en el ámbito de internet y audiovisual. Véase Netflix, HBO, Filmin, Spotify, etc.

También en el ámbito de los contenidos y de la formación online han aparecido directorios de formación que ofrecen sus cursos pagando una suscripción. Estas suscripciones en formación, permiten seleccionar cursos a la carta desde un catálogo (incluso en función de su nivel de suscripción), dejando en manos del alumno crear su propia ruta formativa y realizarla cuando más le convenga.

Este modelo por suscripción para realizar formación es muy interesante, se pueden utilizar precios muy asequibles y fidelizar de esta forma a los alumnos/suscriptores. Al poner un precio asequible, el número de alumnos puede aumentar de forma considerable por lo que su gestión de los cursos dentro de la plataforma de formación (LMS) debería ser eficiente y productiva.

Por lo tanto, si queremos construir un sistema de suscripción para nuestros cursos, el LMS debería proporcionarnos como mínimo:

  • Una manera flexible y fácil de gestionar un volumen muy elevado de alumnos, sin invertir apenas en gestión.
  • Poder segmentar el catálogo para que cada tipo de alumno tenga acceso a los cursos que nos interesen.
  • Una forma sencilla de navegar por el catálogo de cursos, aunque sea muy grande, y encontrar la formación que les interese o necesiten.
  • Permitir que los alumnos decidan por su cuenta qué formación realizar en cada momento.
  • Dinamizar a los alumnos para asegurar que están involucrados en la formación y que por lo tanto renuevan la suscripción.

1.- Altas y gestión de suscriptores/alumnos

💡 Con volúmenes altos de alumnos es indispensable minimizar la cantidad de trabajo necesaria para gestionarlos para ahorrar tiempo, ser más eficientes y, sobre todo, minimizar errores.

Este tipo de sistemas de suscripción, si todo va bien, suelen tener una cantidad muy alta de usuarios. Por ello, el LMS tiene que proporcionar herramientas flexibles y fáciles de usar para gestionar grandes volúmenes de suscriptores.

En un sistema con tantos alumnos no podemos estar dando de alta a los alumnos de uno en uno, el LMS debería permitirnos dar altas masivas de alumnos de alguna forma, por ejemplo, a través de una Excel o bien con una integración a través de una API.

Incluso sería muy interesante que no fuese siquiera necesario dar de alta a los alumnos de manera manual. Por ejemplo, que se autentiquen con algún sistema externo en el que confiamos (por ejemplo, con sus cuentas empresariales de Microsoft 365 o Google Workspace) y que si cumplen una serie de condiciones (por ejemplo, pertenecer al dominio de un gran cliente nuestro y/o a algún departamento o división de éste) se les concediese acceso automáticamente a un determinado catálogo de cursos.

También sería importante permitir que introduzcamos información propia asociada a los alumnos (campos personalizados, además de los ya existentes), como por ejemplo, el nivel de suscripción que tienen, los ámbitos que le interesan elegidos de entre una lista, el país desde el que han comprado, etc.

2.- Segmentación de catálogo y alumnos

💡 Cada alumno debe poder acceder a aquella formación que le corresponda según sus características y según el modelo de negocio que hayamos diseñado. Todo ello debe acontecer de manera automática y sin necesidad de incrementar nuestro trabajo de gestión.

¿Queremos mostrar todo nuestro catálogo a todos los suscriptores o solamente una parte del mismo? ¿Cómo segmentamos los cursos y los alumnos? ¿Cómo hacemos para mostrar nuevos cursos solamente a una parte de los alumnos? ¿Cómo gestionamos varios niveles de suscripción con acceso a formaciones "premium"?

Por ejemplo, aquellos alumnos que se suscriban con un nivel "Premium", más caro, se les mostrarán más cursos que los del nivel predeterminado. O aquellos alumnos/suscriptores que provengan de un determinado gran cliente verán además cursos especiales a medida para ellos. También podemos vender suscripciones por temáticas, por lo que según la temática o temáticas elegidas deberían ver únicamente la formación por la que han pagado. Existen tantos casos como modelos de negocio.

Para dar respuesta en la práctica a todas estas preguntas, nuestro LMS debe permitirnos segmentar el catálogo de manera flexible, decidiendo a qué formaciones tendrá acceso cada alumno según sus características y la casuística de nuestro negocio de suscripción.

Del mismo modo, si las condiciones de un alumno cambian, la formación a la que tiene acceso cambiará de manera automática y sin necesidad de que intervengamos. Por ejemplo, un alumno con una suscripción básica se actualiza a una "Premium" más cara. En cuanto la información del cambio se reciba en la plataforma, de manera automática el alumno tendrá acceso a los nuevos cursos sin que tengamos que hacer nada.

3.- Facilitar que encuentren los cursos

💡 Es primordial que el suscriptor/alumno tenga una buena experiencia y no se pierda en un mar de cursos que no le interesan o que al entrar tenga que perder tiempo buscando el curso que está realizando.

De la misma forma que en Netflix o HBO se nos muestran las películas o series por temáticas, agrupadas de alguna forma y nos proporcionan un potente buscador para localizarlas mejor, nuestro LMS debería ofrecer a los alumnos algo similar.

Por un lado, deberemos poder ordenar nuestros cursos por temáticas (diseño web, ofimática, gestión empresarial, etc) o por tipo de suscripción (básica, premium...) o por el criterio por el que nos resulte útil ofrecerlos. Esto servirá al alumno para que, de un golpe de vista, pueda localizar los cursos que más le interesan.

Por otro lado, es necesario un buen sistema de búsqueda, que permita localizar los cursos por palabras clave tanto en su título como en su descripción.

La pantalla inicial para el alumno debe facilitar su estudio, mostrándole de manera directa los cursos que está realizando actualmente, pero también los que ha terminado, los que tiene en pausa, los que ha aprobado, etc.

Además, nos interesará poder promocionar ciertos cursos u otras cuestiones, directamente a segmentos concretos de nuestros alumnos, por ejemplo novedades o cursos de pago. Un sistema de banners/destacados en la portada nos ayudará con esto.

Imagen de la portada de un campus de ejemplo en SELF con banners, dos categorías visibles, un curso empezado, otro en el que se puede matricular y otro pausado

4.- Libertad de acceso al catálogo para los alumnos

💡 La autogestión de los alumnos es clave para un negocio de suscripción. No tiene sentido tener que recibir peticiones o tener que gestionarlo todo manualmente.

En un modelo de suscripción el alumno decide qué curso hacer en cada momento. Debe tener la libertad de empezar un curso, dejarlo expresamente, terminarlo una vez lo ha superado, etc...

Una plataforma que facilite el modelo de negocio de suscripción para formación online permitirá todo esto de manera automática y autogestionada por el alumno. No tiene sentido que deban pedirlo y alguien haga estas gestiones manualmente 🤦🏻‍♂️

Imagen de algunos cursos de un catálogo, con posibilidad de autogestión por parte de un alumno, en varios estados diferentes de matriculación

Además tendrá en cuenta otras cuestiones, como por ejemplo, que no se matricule en demasiados cursos a la vez (lo que sería contraproducente) o que si ha transcurrido un tiempo máximo desde la última vez que un alumno accedió a un determinado curso, dé de baja la matrícula o ponga la formación en pausa para el alumno, evitando gastar licencias del contenido (especialmente importante si el contenido lo proporcionan terceros).

5.- Involucrar a los alumnos en la formación

💡 Uno de los mayores problemas de la formación online es las grandes tasas de abandono. En un modelo de negocio basado en las suscripciones conseguir que los alumnos vuelvan cada día a formarse es crucial.

Otra de las claves de un negocio de formación online basado en suscripciones es mantener a los alumnos renovando la suscripción.

Obviamente esto depende de que la empresa sea capaz de generar nuevos contenidos interesantes con frecuencia que haga que los suscriptores mantengan el interés. Pero es también muy importante dinamizar a los alumnos: ayudarles a vencer la soledad propia de la formación online, hacer que sigan entrando a menudo tras comenzar un curso, marcarles hitos y ayudarles a que los consigan a tiempo... Todo ello de manera automática, sin intervención manual más allá de definir la clase de dinamización que necesitamos.

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