Tablas de contenidos en cursos online: requisitos de Fundae y su problemática

Fundae impone muchos requisitos a la hora de poder bonificar la formación online con éxito. Uno de ellos, muchas veces obviado, es que todo el material de estudio debe estar disponible en la plataforma de e-learning desde antes de que comiencen los alumnos la formación.

Es más, uno de los informes que idealmente debería mostrar el LMS a los inspectores de Fundae es, precisamente, un listado con las lecciones y las fechas en las que fueron creadas. Por ejemplo, este es ese informe en un curso en la plataforma SELF:

Dado que los contenidos evolucionan y se van a actualizando, este requisito suele ser un problema de gestión importante para las empresas de formación que imparten formación bonificada, sea por ellos o por sus clientes. Esto es especialmente cierto en contenidos de temáticas tecnológicas, legales, administrativas... en las que hay cambios muy a menudo y la necesidad de actualización es constante.

A causa de este requerimiento, se producen algunos efectos perniciosos tanto para los alumnos como para las empresas de formación online, como por ejemplo:

• En cursos largos, de al menos uno o dos meses de duración, los alumnos en marcha no pueden sacar partido a las novedades que se añaden al curso, ya que no se permite añadir ni quitar nada mientras esté en progreso la formación.
• Cuando tenemos una nueva versión del curso que varíe el índice, las empresas de formación tienen que crear un nuevo curso en la plataforma, duplicando el existente, para poder modificarlo según las necesidades. Al final, acaban con tantos cursos en la plataforma como versiones del contenido existen, convirtiéndose en una pesadilla de gestión a largo plazo.

La plataforma SELF posee multitud de características orientadas a hacer que la gestión de la formación con Fundae se simplifique al máximo y sea casi como un curso normal.

Una de estas características es el versionamiento automático de índices de cursos online y, está pensado, precisamente, para este requerimiento de Fundae en particular.

Cómo funciona el versionamiento automático de índices en SELF

Aunque es complejo en el interior, de cara a las personas que gestionan la plataforma es un proceso completamente transparente.

Básicamente, cada vez que se modifica el índice de un curso, se genera automáticamente una nueva versión del mismo que solamente afecta a los alumnos bonificados que están haciendo la formación en ese momento.

Así, cada alumno bonificado ve en el curso solamente los contenidos que le corresponden, cumpliendo estrictamente con estos requisitos de Fundae.

Por ejemplo, supongamos que tenemos un curso en marcha con alumnos bonificados y en un determinado periodo (por ejemplo, en un mes) surge la necesidad de actualizarlo en tres ocasiones, añadiendo dos nuevas lecciones y eliminando una que ya está obsoleta:

Unos días después de haber empezado el alumno bonificado A actualizamos el curso añadiéndole una nueva lección (cambio 1). Y unos cuantos días después decidimos eliminar otra lección diferente, ya obsoleta (cambio 2). Dado que A se bonifica, estos dos cambios son invisibles para él: no verá la nueva lección, y seguirá viendo la lección eliminada mientras dure la formación. Además las verá también el inspector de Fundae que revise su expediente, le contarán para el progreso de los contenidos, etc.

Una semana más tarde comienza la misma formación y en el mismo curso de la plataforma una nueva alumna B. Dado que ha comenzado después del último cambio que realizamos en el índice, el índice de esta alumna ya los tendrá aplicados. Es decir, la alumna B va a ver la nueva lección 1 pero no verá la lección eliminada en 2. Todos los cambios tendrán efecto para ella porque se hicieron antes de que comenzara su formación.

Poco tiempo después se vuelve a realizar un cambio, en esta ocasión añadimos otra nueva lección. Suponiendo que los estudiantes A y B sigan con el curso en progreso, no serán conscientes de la nueva lección, puesto que no estaba disponible cuando comenzaron. Sin embargo, un estudiante C, que matriculamos unos días después, sí que verá todos los cambios anteriores que se han hecho.

Es importante señalar que, todo esto NO afecta a los alumnos convencionales, los que no se bonifican. Estos alumnos siempre tienen acceso al índice más actualizado. Ello, además, permite mezclar alumnos bonificados y convencionales en cualquier curso sin preocuparse de esto ni de muchas otras cosas que ya tiene en cuenta SELF de manera automática.

¿Qué ventajas nos ofrece el versionado automático de índices?

Esta forma de operar con los alumnos bonificados simplifica enormemente el trabajo con los contenidos y ofrece otras ventajas:

• Evita terminar con decenas de versiones de un mismo curso a medida que va pasando el tiempo.
• Evita tener que hacer grupos con fechas de inicio comunes (convocatorias)
• Otorga la posibilidad de incorporar alumnos a la formación sobre la marcha, cuando sea necesario, sin tener que fijarse en fechas. Esto permite hacer ventas cada día sin hacer esperar a los alumnos más que el plazo legal de Fundae (actualmente 2 días).
• Posibilita mezclar alumnos bonificados y alumnos convencionales (que no se bonifican) en el mismo curso de la plataforma, sin tener que preocuparnos por sus diferencias administrativas, ya que además SELF permite dinamizarlos independientemente, darles diplomas diferentes, comunicarse en grupo con ellos por separado, etc.

SELF no solo genera versiones del índice automáticamente, sino que también tiene en cuenta otras cuestiones. Por ejemplo: los criterios de superación de la formación. Si estos cambian con el tiempo, cada alumno se rige por los que estuvieran vigentes en el momento de empezar, que serán también los que verán los supervisores de Fundae.

Gracias a estas características y a muchas otras, exclusivas de la plataforma de e-learning SELF, se vencen con facilidad las principales "trampas" que surgen a largo plazo a la hora de gestionar formación online. Especialmente si tienen que ver con la Administración.