Todo lo que deseas saber sobre diplomas en e-learning

Un diploma o certificado de formación online es el documento que emite una plataforma de teleformación (LMS) para acreditar que se ha superado con éxito una formación.

Esta definición, aparentemente tan sencilla, en formación online puede ser complicada de llevar a cabo. En primer lugar, necesitamos poder definir con precisión el diploma y reutilizarlo fácilmente en nuestros cursos. Posteriormente, el LMS deberá otorgar el diploma de forma automática a los alumnos cuando les corresponda, entrando en juego diferentes elementos de la plataforma que tienen que estar bien coordinados.

Además, en España, mucha de la formación es bonificada por el Estado. Este tipo de cursos tiene muchos requisitos propios, entre ellos la necesidad de entregar dos variantes de un diploma oficial en función de ciertas condiciones, además del diploma específico del curso entregado por la empresa que imparte (en caso de que el centro formador desee entregar un diploma propio al margen del exigido por la Administración).

¿Dónde y cómo creo un diploma? Herramienta de configuración de diplomas

Dentro de tu LMS debería existir una zona desde la que puedas definir un diploma de forma visual y con total libertad. Esta herramienta debería estar integrada en el LMS, sin tener que instalar nada a mayores, permitiendo:

• Subir las imágenes que componen el diploma. Los diplomas físicos siempre tienen elementos gráficos para que sean más vistosos. Por lo tanto, deberíamos poder elegir nuestras propias imágenes, acorde con nuestra imagen corporativa y nuestros gustos.

• Poder introducir texto libre. Se nos debe facilitar la forma de introducir el texto que necesitemos, con cualquier tamaño y tipografía para incluir lo que creamos conveniente en el diploma.

• Comodines de datos. Se trata de etiquetas que van a ser sustituidas de forma automática por el LMS con datos específicos del alumno al cual se le va a entregar el diploma y con datos del curso. Por ejemplo, una etiqueta Nombre de Usuario que será sustituida por el nombre del participante al cual se le entregue el diploma, o una etiqueta Nombre del Curso que nos permita reutilizar un mismo diploma para cursos diferentes. Existen gran cantidad de datos que pueden llegar a formar parte de un diploma, incluyendo referencias al contenido, a las notas obtenidas, datos específicos de bonificación...

Por ejemplo, así es cómo se define un certificado en la plataforma SELF de manera visual:

¿Cuándo entrego el diploma? Requisitos de superación del curso

¿Cuándo es pertinente entregar un diploma convencional? ¿Quién decide que un alumno ha superado el curso y se merece este reconocimiento? Todo se basa en que el alumno pase los requisitos de superación de un curso. Estos deberán ser lo suficientemente variados para abarcar los aspectos más importantes a la hora de evaluar una formación:

• Nota mínima de superación del curso. Esta sería la nota global que debería tener un participante para que el curso se considere superado.

• Las evaluaciones. La forma más directa para saber que un alumno ha adquirido los conocimientos y las aptitudes necesarias para superar el curso son las evaluaciones. El LMS nos dará diferentes opciones para cada evaluación. Por ejemplo, si llega con realizar la evaluación, o es necesario aprobarla, o qué peso tendrán en la nota final.

• Criterios de participación. Por ejemplo, mínimo de horas de acceso al curso, haber realizado un porcentaje del contenido o haber participado en los foros.

Este conjunto de criterios serán los determinantes para que el alumno obtenga el diploma del curso y que  sea la plataforma la que de manera totalmente automática entregue el diploma al superarlos.

Diplomas específicos para formación bonificada con Fundae

Cuando se trata de un alumno que está bonificando un curso con Fundae, el diploma deberá contener, como mínimo, los datos exigidos por Fundae.

La Fundae proporciona un modelo en su web con los datos mínimos que deben aparecer. Lo interesante sería que la plataforma ya tuviera un diploma preconfigurado con lo que se necesita para un diploma de Fundae, que no es poco, de forma que nosotros no tuviéramos que construir ese diploma desde cero.

De esta manera solamente nos tendríamos que preocupar de introducir los criterios de superación relacionados con la Fundae y que la plataforma se encargue, cuando el alumno supere estos criterios, de entregar ese diploma. No sólo eso, sino que existen dos variantes del mismo: el certificado de asistencia y el diploma acreditativo. El último se entrega cuando el alumno cumple con los criterios de superación del curso, mientras que el primero solamente atestigua la participación, pero no el aprobado. En ambos casos, el participante debe superar los criterios establecidos para poder bonificarse.

No solamente llega con entregarle al alumno el diploma correspondiente. Además, debe quedar constancia de que se le ha hecho llegar, en el plazo establecido por la Administración (2 meses desde la fecha fin de curso) Por otro lado, el supervisor tiene que poder ver el mismo diploma que se ha entregado, y si además el alumno se lo ha descargado, es necesario informar de la fecha y la hora exactas en las que se realizó esta descarga. (Lo que venía siendo el acuse de recibo cuando se envíaban los diplomas impresos por mensajero o por Correos)

Conclusiones

La gestión y entrega de los diplomas, a pesar de su complejidad inherente, no tiene por qué convertirse en algo farragoso y complicado de llevar a cabo para las empresas que imparten formación. Debería ser algo fácil de construir y de gestionar, resultando transparente para todos los implicados una vez que se haya configurado.

¿Tu plataforma de teleformación te provee de todos estos servicios? ¿Puedes entregar los diplomas de Fundae en el formato adecuado y con las condiciones pertinentes?