¿Cuánto cuesta una plataforma de e-learning? Open Source vs pago por uso

A la hora de plantearse un nuevo proyecto de formación online, uno de los puntos más importantes, sino el que más, es la selección de la plataforma de teleformación o LMS que vamos a utilizar. En el mercado existen multitud de ellas y todas parecen estupendas. Las hay incluso gratuitas que aparentan ser de gran calidad...

Una gran tentación que existe cuando estamos seleccionando una nueva plataforma de e-learning es lanzarnos de cabeza a por una Open Source, a priori gratuita, en contraposición a elegir una comercial albergada en la nube, por la que pagaremos un precio fijo cada mes.

Es posible que lo que nos convenga sea una plataforma Open Source o una de pago por uso. No siempre está claro de entrada.

En este artículo vamos a analizar los costes asociados a ambas opciones y añadiremos unas preguntas que debemos hacernos antes de tomar una decisión.

Precio de base y coste total de propiedad

Una de las cuestiones más importantes a la hora de elegir una plataforma es, claro está, el precio o, para ser más precisos, el coste.

Lo que debemos considerar siempre es el coste total de propiedad (TCO). Esto va mucho más allá del precio de base, como veremos, e implica costes directos e indirectos, así como lucro cesante debido a posibles problemas, ineficiencias, pérdidas de tiempo, merma de productividad...

Con una plataforma de e-learning gestionada (LMS SaaS), vuestra empresa paga una cuota fija (que según el modelo de precios de cada empresa puede ser por alumno, por tramos de alumnos...) y es el proveedor el que se encarga de todo lo demás.

Un software Open Source, por el contrario, es libre y gratuito por lo que el coste inicial es a priori de 0€. Esto nos lleva a pensar, sin dudarlo, que será la opción más económica.

Este es un error muy típico en el que suelen caer muchas empresas, ya que no analizan bien los costes asociados: el software es necesario instalarlo, alojarlo, actualizarlo, modificarlo y adaptarlo a tus necesidades. Además, hay que garantizar la continuidad del negocio, es decir, es necesario configurar correctamente el servidor, el sistema operativo, la base de datos y mantenerlos actualizados, proporcionar el ancho de banda adecuado, hacer copias de seguridad con un buen periodo de retención para los contenidos y las bases de datos por si surgen problemas, etc.

Otro concepto clave es que todo software no trivial es necesario mantenerlo. Salvo quizá en el caso del software más simple, no existe el caso de un sistema que montas y nunca más le tienes que tocar. Es necesario corregir errores, actualizarlo para ajustarse a nuevas normativas (por ejemplo de la Fundae, RGPD), añadirle nuevas funcionalidades, personalizarlo para nuestras necesidades, etc.

Con una plataforma Open Source, lo podéis hacer todo por vuestra cuenta, el código es vuestro. Pero para mantenerlo correctamente necesitaréis, por lo menos, un trabajador en vuestra empresa que tenga los conocimiento necesarios para hacerlo y que se dedique a ello en exclusiva en cuanto empecéis a tener alumnos en serio. También podríais contratar alguna empresa externa para hacerlo, pero esto solamente suele ser viable en las primeras fases del proyecto de e-learning. En cuanto el negocio crece, se hace necesario tener expertos dentro de la empresa o no seréis operativos.

Se puede pensar que, como ya hay muchas personas que aportan al software Open Source de manera altruista, siempre podréis aprovecharos de ese trabajo para incorporar nuevas funcionalidades. Pero estas nuevas capacidades se liberarán (si es que lo hacen) cuando otros lo decidan, no cuando lo necesitéis, y deben ser compatibles con los cambios que hayáis hecho para adaptar el sistema a vuestras necesidades particulares. Esto último no siempre es fácil ni posible porque una vez que toquéis el código, y dependiendo de cómo se haga esto, pasa a ser vuestra plataforma y ya no es la plataforma original. .

Con una plataforma cloud comercial, os podéis despreocupar de todo esto. Es la empresa la que se encarga de añadir nuevas funcionalidades ante un mercado cambiante, asegurando la compatibilidad con lo existente. Se ocupan también de realizar cualquier adaptación que necesite el software a normativas recientes, de corregir de inmediato posibles errores... Además, si está bien diseñada, os permitirá personalizarla y adaptarla al máximo a vuestras necesidades.

En estas plataformas Cloud gestionadas, las actualizaciones siempre serán transparentes para el cliente y los alumnos y todo será siempre compatible hacia atrás, ya que es la propia empresa la que se encarga de realizar estos cambios y de garantizar una transición transparente.

El precio nunca debe considerarse como un valor absoluto: algo es barato o caro en función del valor que nos aporta. Un software muy barato puede llegar a salirnos extremadamente caro si está lleno de problemas, la gente no lo usa o gestiona mal la información de actividad de los alumnos, por ejemplo.

Costes de rendimiento y picos por proyectos

Una plataforma de teleformación que se encuentra accesible a través de internet, va a necesitar un soporte físico, es decir un servidor en donde estará instalado y funcionará.

En el caso de una plataforma Open Source, este servidor puede estar en la empresa, alquilar uno en un hosting, utilizar un servidor virtual o un servicio en la nube. En cualquier caso estará bajo vuestra responsabilidad.

Imaginemos que el negocio crece o tenéis un proyecto puntual grande y es necesario soportar el acceso a vuestra plataforma de 1000 o 2000 alumnos a la vez (¡o muchos más si tenemos suerte!). Debemos garantizar que el software, nuestro servidor, la base de datos y el ancho de banda disponible estén preparados para dar servicio a todos esos alumnos concurrentes sin que se resienta la velocidad y sin que se produzcan cortes. Pero:

• ¿Estamos seguros de que aguantaría nuestro servidor?
• ¿Seríamos capaces de dar un servicio aceptable a los alumnos?
• ¿Cuánto tiempo tardaríamos en maximizar los recursos para dar un buen servicio?
• ¿Cuánto nos costaría?
• Si luego volvemos a la situación normal, con menos alumnos, podremos volver a bajar los costes?

En el caso de un servidor propio en nuestras instalaciones (muy mala idea en cualquier caso si va a estar abierto a la Web) o en el caso de un hosting, la respuesta a todas estas preguntas es un rotundo no. En el caso de servidores virtuales o servicios cloud, la respuesta es que depende. Depende fundamentalmente del proveedor virtual/cloud, de cómo sea la arquitectura de la plataforma y de nuestra pericia técnica.

Con un proveedor SaaS/Cloud de calidad, como SELF, todas estas cuestiones son transparentes para vosotros y es el proveedor el encargado por contrato de garantizar la calidad del servicio, pudiendo escalarlo según sea necesario y reducirlo cuando ya no lo sea. Monitorizando todo el rato, en tiempo real, el rendimiento del software y del hardware para garantizar su desempeño.

Costes y tiempos de soporte

Algo que se subestima muchas veces son las necesidades de soporte técnico que vamos a tener.

Por un lado están los retos intrínsecos del manejo de la plataforma de e-learning que estamos usando. Como todo sistema complejo tiene multitud de opciones, combinaciones de propiedades, formatos, múltiples posibilidades para hacer lo mismo... Puede resultar todo un reto dominarlo bien, sobre todo durante los primeros meses de uso, mientras definimos y montamos la formación, y surgirán multitud de dudas.

Por otro lado, cuando gestionas muchos cursos y muchos alumnos las probabilidades de problemas se multiplican. Existen infinidad de navegadores, sistemas operativos, formatos de contenidos, capacidades de conexión, extensiones de los navegadores, pautas de navegación de los alumnos que pueden provocar situaciones anómalas.

De entrada, una buena documentación (tutoriales, manuales de uso, preguntas frecuentes...) es algo muy importante. Y más importante aún es disponer de un buen soporte directo a vuestro personal por parte del fabricante de la plataforma.

Los proyectos de código abierto son muy irregulares en cuanto a esto. La documentación suele ser bastante escueta y con pocos detalles, a veces desactualizada, no suelen tener vídeos oficiales y, por supuesto, suele ser en inglés. Si necesitas preguntar algo debes recurrir a la comunidad, nuevamente en inglés en muchas ocasiones, y nadie te garantiza una respuesta. Uno mismo deberá buscar las soluciones a los problemas que se vaya encontrando y buscando en Internet la información que necesite. Esto no quiere decir que no la encuentre, ni que no se pueda resolver: tan solo que la pérdida de tiempo y recursos será muy alta.

En el caso de las plataformas SaaS este aspecto también suele ser muy irregular. Las hay sin documentación o con documentación muy mala, y rara es la que ofrece manuales detallados. Eso sí, casi todas ofrecen soporte técnico con respuesta garantizada, aunque el nivel de soporte suele depender también de lo que pagues. En algunos casos el soporte es un foro, como en el caso de los productos de código abierto.

En SELF, tenemos manuales de calidad siempre actualizados para nuestra plataforma, vídeos prácticos, tutoriales... Los clientes disponen de un sistema de soporte al que pueden acceder en cualquier momento para plantear preguntas, dudas e inquietudes, donde la respuesta se produce en minutos, no días,con aviso inmediato y todo queda registrado para consulta futura. Además, los clientes cuentan con un experto técnico (no un comercial) asociado a su cuenta que es la persona con la que tendrán contacto directo siempre.

¿Qué nos conviene más, una plataforma Open Source o una cloud?

Es muy difícil dar una respuesta rotunda para todos los casos. Se trata más bien de conocer lo que implica cada opción y de hacerse las preguntas adecuadas. Existen muchas preguntas que os debéis hacer a la hora de decidiros por una u otra opción (funcionalidad y características, usabilidad, aspecto, velocidad de innovación...), pero si nos centramos en las relacionadas con el coste, al menos deberías preguntarte lo siguiente sobre la opción de una plataforma de código abierto:

• ¿Tenemos personal apropiado que se pueda dedicar a la plataforma técnicamente? ¿Cuánto nos cuesta esto al año? ¿Podemos arriesgarnos a tener solo una persona o vamos a emplear al menos dos por lo que pueda pasar?
• Si la primera opción no es viable, ¿Podemos contratar a terceros la gestión de la plataforma Open Source con garantías, a largo plazo y que sea operativo? ¿Qué experiencia tienen en e-learning y en gestión de ese producto en concreto? ¿Qué tiempos de respuesta nos dan? ¿Desarrollan funcionalidades extra o solo hacen la gestión técnica? ¿Cuánto nos cuesta?

En realidad, todas estas preguntas se reducen a una mucho más simple: ¿Somos una empresa de formación o una de desarrollo y sistemas?

Seguramente, un proyecto de formación serio debería dedicarse a su núcleo de negocio, a lo que sabe hacer mejor: crear, impartir y gestionar formación.