Los 7 puntos críticos al hacer formación online bonificada

La Fundación Estatal para la Formación de Empleo (Fundae), se encarga de gestionar los fondos públicos, que ayudan a las empresas a formar a sus trabajadores.

Si preguntas, todas las plataformas de teleformación o LMS en España, prometen que con ellas se puede realizar formación bonificada sin ningún tipo de problema, y que cumplen con todos los requisitos de Fundae, que no son pocos. Si vamos a realizar formación online en España es prioritario que nuestra plataforma cumpla con esto a rajatabla. Pero existen algunos puntos de los requisitos de Fundae que son complicados de cumplir y no todas las plataformas los soportan convenientemente.

Además, aparte de cubrir los mínimos, hay muchas cosas en las que una buena plataforma nos puede ayudar a la hora de bonificar formación. Si nos evita errores, nos ahorra trabajo, papeleo y dolores de cabeza, eso puede significar también mucho dinero a final de año.

Vamos a repasar a continuación algunos de los puntos clave relacionados con Fundae que debiéramos revisar a la hora de seleccionar un buen LMS para hacer formación bonificada.

1.- Cumpliendo los requisitos y otras ayudas

Para que la acción formativa llegue a buen puerto es necesario que el alumno cumpla con los requisitos exigidos por la Administración. El LMS tiene que tener las opciones que ayuden a que esto ocurra.

La plataforma debería controlar y asegurar el cumplimiento de los requisitos de la Fundae:

  • Recorrer los contenidos en el orden establecido.

  • Haber realizado el 75% de las evaluaciones.

  • Haber realizado el 75% de las horas del curso. (Tras la sentencia 117/2018 del Juzgado Central Contencioso Administrativo Número 11 de Madrid este requisito se ha relajado, sin embargo, si las horas de tus cursos están bien estimadas, consideramos que se trata de una buena práctica)

Además, sería conveniente que permitiera:

  • Limitar el máximo de horas de estudio diarias o semanales.

  • Tiempo máximo de inactividad. Que impedirá que alguien deje la plataforma abierta contando infinidad de horas.

  • Establecer un tiempo de completitud para cada lección.

  • Poder introducir evaluaciones entre lecciones.

  • Establecer el tiempo de espera entre evaluaciones, antes de poder realizarlas.

Lo que no puede permitir la plataforma es que sea el alumno el que elija si se ha completado un contenido o no, esta acción no puede depender nunca de los alumnos. Si ocurriera esto, puede que un alumno complete en 10 minutos un curso que tiene asignado 10 horas y que luego no se pueda bonificar.

2.- Estadísticas y accesos

Un tema sobre el cual Fundae insiste mucho, y que debería ser claro y de fácil acceso para alumnos, tutores y supervisores, es el de las estadísticas y accesos del alumno a la plataforma.

Las estadísticas de acceso deben registrar las entrada y salida del alumno en el curso, el tiempo exacto de ese acceso y en qué zonas de la plataforma se ha consumido este tiempo. El tiempo completo, mostrado en las estadísticas, nunca podrá presentar incoherencias.

Pantallazo de ejemplo de listado de accesos a un curso

Esto parece un tema relativamente fácil de controlar, pero tiene numerosas aristas que se deberían tener en cuenta:

  1. ¿Qué ocurre si el alumno deja abierta la plataforma y se va, el LMS cuenta de forma indefinida el tiempo?

  2. ¿Qué pasas si el alumno abre más de una pestaña a la vez, cómo se contabiliza este tiempo?

  3. ¿Tiene en cuenta la plataforma si nos encontramos en las Islas Canarias?

3.- Interactividad con los alumnos

Fundae es clara diciendo que tiene que existir una interacción entre el alumno y el formador o dinamizador. Pero también deja una ventana abierta para que parte de esta interacción sea realizada por tutores virtuales, es decir utilizar un sistema de alertas o notificaciones realizadas de forma automática por la plataforma:

  • El alumno no entra en la plataforma.

  • El alumno va retrasado en la formación.

  • No haber realizado un porcentaje concreto de evaluaciones.

  • No haber iniciado una conversación de mensajería.

  • No participa en los foros.

  • No haber accedido un número de horas determinadas.

El sistema automático de seguimiento y dinamización tiene que basarse en la mensajería interna de la plataforma, para que todos los intercambios de notificaciones queden registrados  y puedan ser consultados por Fundae.

Un ejemplo de mensaje de dinamización automático de SELF en función de ciertas condiciones, enviado en nombre del tutor

Ahora mismo esto es muy importante ya que Fundae está haciendo mucho hincapié en que sea el tutor del curso, en el caso de que el alumno no participe, el encargado de animarlo proponiendo tareas, comunicándose directamente con el alumno, etc.

4.- Diplomas y encuestas

Cuando un alumno realiza una formación bonificada, es necesario enviarle el diploma de Fundae y la encuesta de satisfacción sobre el curso. Deberá quedar registrado que se han enviado ambas cosas y que han sido recibidas por parte del alumno, en tiempo y forma.

Muchos LMS entregan los diplomas de Fundae ¿Pero lo hacen de forma totalmente correcta y eficaz?:

  • Entregan los dos posibles diplomas que se pueden expedir. Uno por haber superado el curso y otro por haberlo realizado.

  • Esta entrega se hace de forma automática, avisando al alumno a través del correo interno y del correo electrónico.

  • Se guarda cuándo se ha descargado el diploma y por lo tanto, que ha sido recibido por el alumno.

  • Puede el supervisor de Fundae, consultar en cualquier momento el diploma entregado.

Otro tanto ocurre con las encuestas, además de entregarlas:

  • Se hace la entrega de forma automática, avisando al alumno.

  • Se permite rellenar la encuesta de forma telemática.

  • Queda registrada la encuesta para ser supervisada en cualquier momento.

5.- Cómo gestionar cambios en el temario sin perder la cordura

Como sabes, cuando declaramos a la Fundae a través de su aplicación el índice de la formación, es decir, los puntos de los cuales están formado nuestro curso, estos no se pueden modificar mientras algún alumno esté realizando este curso. Es decir, no se puede añadir nuevos puntos a este índice, ni modificar los existentes.

¿Qué ocurrirá entonces si tenemos una acción formativa en desarrollo, es decir, con alumnos que la están realizando, y queremos añadirle contenido nuevo, actualizar el existente o quitar contenido obsoleto a esta acción formativa ya que van a empezar nuevos alumnos?

En la mayor parte de las plataformas esto nos obliga a crear una nueva acción formativa, replicando todo de nuevo, para introducir o quitar estos contenidos. Un curso más que gestionar de manera separada. Al cabo del tiempo esto es una locura.

Lo deseable sería:

  • Que cada alumno viera exclusivamente los contenidos que se han declarado para su formación.

  • Que el supervisor viera para cada alumno, los contenidos declarados para ese alumno.

Algo parecido pasa con el nombre de la acción formativa. En un principio podemos llamar a la acción formativa de una manera para un determinado grupo de alumnos. En otra ocasión puede comenzar otro grupo de alumnos bonificados, pero el nombre de la acción formativa ha cambiado (puede ser por muchos motivos, incluso que lo gestione un tercero y declare otro diferente). El nombre correcto siempre tiene que ser el que hayamos declarado a la Fundae, y por lo tanto la plataforma debería mostrar este nombre de forma coherente para los diferentes grupos de alumnos bonificados, sin tener que crear una nueva acción solamente por este pequeño detalle.

6.- Guía didáctica y sistema de ayuda

Existen dos requisitos exigibles de Fundae, tener una guía didáctica del curso y un sistema de ayuda al alumno, en donde se explique el funcionamiento de la plataforma.

La plataforma debería ofrecer un sistema para introducir la guía didáctica del curso, en donde podamos incluir cada uno de los diferentes temas de los que consta. De forma automática la plataforma rellenaría algunos campos de la guía, relacionados directamente con el alumno y el curso:

  • El resumen de los contenidos del curso.

  • Las evaluaciones realizadas por el alumno.

  • Los tutores del curso.

Esta guía se podrá consultar tanto por el alumno como por el supervisor en cualquier momento.

Para la ayuda al alumno tendríamos, dos puntos claves:

  1. Proporcionar un manual de uso de la plataforma en un formato digital, que puedas personalizar con tu imagen corporativa. De esta forma podrás entregarlo a tus alumnos o poner a su disposición desde la propia plataforma, cumpliendo con este requisito.

  2. Que el LMS te ofrezca dentro de la propia plataforma una zona de ayuda que se pueda personalizar y modificar y que se encuentre siempre disponible (en todas las páginas) para los alumnos. En esta zona puedes poner de todo, puntos clave de utilización, vídeos prácticos o hasta un chat de soporte técnico si así lo consideras necesario. Pero la plataforma debe proporcionarte la forma de hacerlo y de asegurar que los alumnos lo tienen siempre a la vista.

7.- Accesos en la hora correcta

¿Qué ocurre si tus alumnos se encuentran en la Península, pero también tienes alumnos en las Islas Canarias? ¿Tienes que tener dos plataformas instaladas porque la plataforma solamente te permite trabajar en un solo huso horario?

Si tienes un LMS configurado con el uso horario de la península, los alumnos de las Islas Canarias tendrían las horas de sus accesos incorrectos, además de que perderían uno hora de curso sobre su fecha de matriculación, por lo que sería muy fácil para un inspector de Fundae dar ese curso como no válido y perder la bonificación.

Tener dos LMS instalados es bastante inviable, lo interesante sería que la plataforma se adaptase al alumno, es decir que comprobase cuál es su huso horario y pusiese el tiempo correctamente, mostrando en las estadísticas de acceso del alumno siempre la hora correcta (la suya).

En conclusión

Puede ser que tu plataforma te diga que cumple con Fundae, pero antes asegúrate de que realmente es así, pregunta si te da soporte para todas estas cosas importantes. Si falla en alguna, es que no cumple con todo y corres el riesgo de que las acciones formativas no sean bonificadas. Y ello puede significar mucho dinero perdido, incluso en inspecciones varios años después.

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