Uso de PDF en elearning

Ventajas e inconvenientes de utilizar el formato PDF como contenido formativo

PDF es el acrónimo de Portable Document Format, es decir formato de documento portátil. El formato PDF fue creado por Adobe en el año 1991 para el intercambio de documentos, que pudieran ser enviados y leídos desde cualquier sistema operativo con cualquier hardware. Al final, terminó convirtiéndose en un estándar abierto, reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) para enviar, almacenar e intercambiar documentos.

El formato PDF puede contener texto, imágenes, vínculos y botones, campos de formulario e incluso audio y video. Con estos atributos y la facilidad para crear PDF desde cualquier documento, ya sea Microsoft Word o PowerPoint, Openoffice, Markdown, páginas HTML... hace de él, una vía habitual de entregar ciertos tipos de contenido en una formación online.

La utilización de PDF como recurso educativo en formación online, y por lo tanto, para ser usado en una plataforma de e-learning (LMS), tiene sus ventajas y sus inconvenientes, ahora vamos a ver algunas de ellas.

Ventajas

1.- Son muy fáciles de crear

Como ya comentábamos antes, hoy en día crear un PDF es muy sencillo. Casi cualquier programa que genere documentación suele tener la opción de exportar a este formato, y si no es así, el sistema operativo tiene impresoras especiales que imprimen a archivos PDF. Así que es muy rápido y tentador generar material estático en formato PDF, por eso se ve tanto.

2.- Aseguramos que todo el mundo puede ver el contenido sin problemas

Uno de los caballos de batalla de la formación online, es la tecnología y el grado de conocimiento de los alumnos de esta. Con el paso del tiempo, el problema de la tecnología se ha ido mitigando, ya que todos los navegadores modernos funcionan más o menos igual. Pero no hace tanto, las cosas eran muy diferentes y te podías encontrar con que un contenido de un curso se veía correctamente en un navegador, pero en otro no.

Una manera de asegurarte de que el contenido pudiera ser visualizado por todo el mundo era utilizar archivos PDF. Y esto sigue siendo una garantía, pues todos los dispositivos y sistemas soportan el formato.

3.- Protección del contenido formativo no permitiendo la modificación o la impresión.

Que copien o distribuyan nuestro contenido es una preocupación constante, por el coste y trabajo que conlleva realizarlos. El formato PDF, nos permite protegerlo para que no se pueda ni imprimir, ni copiar, blindando estas opciones con una contraseña de cifrado, para que no puedan ser utilizadas por nadie.

También, la utilización de un visor propio de PDF por parte del LMS, le permite controlar ciertas propiedades del mismo, como por ejemplo, no mostrar el botón para imprimir, introduciendo una primera capa de protección para el contenido.

4.- Protección del contenido con firma o marca de agua

Este punto, como el anterior, está relacionado con la protección de contenidos, su descarga y distribución. Los archivos PDF permiten tres formas de firmarlos para asegurarnos de su validez, saber a quién pertenecen o quién los ha descargado.

  • Firma electrónica manuscrita, biométrica o dinámica. Consiste en firmar el documento PDF a mano alzada ya sea con un ratón o utilizando una tableta especial para ello.
  • Certificado digital. Esto es mucho más seguro y serio que lo anterior. Se firma el documento PDF con un certificado digital, garantizando que los autores reales del documento somos nosotros y que este no ha sido modificado por nadie.
  • Marcas de agua. La marca de agua digital sirve para introducir información en el documento, esta puede estar oculta o no, por ejemplo, se podría indicar el autor del documento, quien lo ha descargado, etc. Con el objetivo de proteger el documento de un uso ilícito.

En un LMS para la entrega de material en PDF, es muy interesante disponer de un sistema de descargas condicionadas de PDFs protegidos que permita decidir quién se lo descarga y cuándo y qué, de forma automática, incluya una marca de agua en el documento así como información esteganográfica (oculta en el propio contenido) indicando quién y cuándo se lo ha descargado, aumentando así la protección de nuestros contenidos ante la distribución ilegal.

Imagen de la configuración de un PDF protegido en la plataforma SELF

Aquí puedes encontrar más información acerca de la protección de contenidos en las plataformas de elearning. Protección de contenidos de e-learning - El papel de las plataformas.

Inconvenientes

1.- No suelen ser muy apropiados pedagógicamente

El medio online es muy diferente al aprendizaje en un medio físico, coto tradicional del PDF. Y un medio diferente requiere estrategias pedagógicas diferentes.

Está bien entregar un documento o dos en este formato si no queda más remedio, o también como material final de repaso y consulta tras la formación online. Pero basar el contenido de una formación online exclusivamente (o casi) en PDF es un problema pedagógicamente hablando. Para eso, quizá sea mejor mandarles un libro o un PDF y dejar la plataforma para dudas y poco más ¿verdad?

2.- No se puede evitar su descarga

Una vez pones_ _un archivo PDF en internet, es imposible evitar que alguien lo descargue y lo guarde en su ordenador.

El LMS que estés utilizando, debería tener otras medidas de protección de tu contenido, ya sea PDF o no, como por ejemplo, que no se permita la descarga a nadie que no se encuentre autenticado y en el mismo dominio en donde se encuentre la plataforma. Aún así, hay que saber que una vez descargado, no hay forma de controlarlo.

3.- La edición no suele ser gratuita

Podemos crear archivos PDF desde casi cualquier sitio o formato, imprimiendo a PDF. Por ejemplo, podemos entrar en una página web e imprimirla a PDF, pero luego, solamente podremos modificar ese archivo si tenemos un software de pago para hacerlo. Existen algunos programas gratuitos que permiten la edición limitada, pero si queremos hacer una edición "seria", generalmente será necesario software de pago.

Si quieres realizar contenido en PDF y quieres modificarlo, tendrás un poco más de trabajo. Primero, modificar el archivo generador (por ejemplo, el Word que has utilizado para crear el PDF), después, imprimirlo de nuevo para volver a subir ese archivo al LMS.

4.- No se puede integrar por completo con la plataforma.

Un archivo PDF nunca podrá integrarse completamente con una plataforma de elearning. Es decir, no podrá adquirir el estilo de la plataforma (por definición de PDF), ni podrá ser utilizado para realizar, por parte del LMS, búsquedas dentro de su contenido.

Además, no será responsive (una página web responsive es aquella que adapta su aspecto según el dispositivo que estemos utilizando, móvil, tableta, etc), algo muy importante para la formación online, hoy en día. Es decir, sí que puede reducir su ancho según el espacio disponible, pero no adaptar sus contenidos para que se vean de forma diferente y adecuada en éste. Simplemente se verá todo muy pequeño.

5.- No es posible realizar un curso para FUNDAE en donde todo el contenido sea PDF

En España, la FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) no permite realizar cursos en modalidad online, si todo su contenido formativo se encuentra en formato PDF.

Si te interesa, te ofrecemos una lista que te ayudará a verificar que tienes todo listo para realizar formación bonificada. También los 7 puntos críticos al llevar a cabo formación online para Fundae.

En conclusión

El formato PDF nos permite, de forma fácil y eficiente, la creación de contenido formativo para ser utilizado en una plataforma de elearning, pero también tiene algunos grandes inconvenientes como elemento pedagógico y de utilización.

Conocer estos puntos fuertes y débiles te ayudará a encontrar un equilibrio entre facilidad de creación del contenido, conveniencia para los alumnos, para el aprendizaje, seguridad y facilidad de acceso.

¡La decisión está en tus manos!

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