4 características de un LMS que simplifican la formación online empresarial

Como comentábamos en artículos anteriores (Cómo usar una plataforma de elearning para el plan de acogida de nuevos trabajadores,Contenidos para formación empresarial: ¿estándar o a medida?, etc.), la utilización de una Plataforma de eLearning (LMS) por parte de una empresa, proporciona un plus tanto en la formación, como en el aspecto, identidad y calidad de cara a tus empleados y clientes.

Un LMS dentro de la empresa se puede utilizar para muchas cosas, pero sus dos principales aplicaciones son para:

  1. Formación interna de nuestros empleados. Esta formación puede orientarse hacia formación continua, riesgos laborales, protocolos de empresa, formación de acogida, promoción de puesto, conocimiento de los productos de la empresa, etc.
  2. Formación y soporte de clientes. Por ejemplo, para formar a clientes nuevos, mantener siempre actualizados a los clientes en las nuevas características de los productos, knowledge base y soporte de producto con las herramientas de comunicación del LMS, poder tener manuales o instrucciones de uso del producto... y todo centralizado y actualizado en un mismo sitio.

Ahora bien, administrar, dotar de contenido y dinamizar esta formación es algo que lleva tiempo y en muchos casos es tedioso. Nuestra plataforma de e-learning corporativa debería simplificarnos el trabajo ofreciendo una serie de ayudas, e incluso sistemas automáticos, para facilitar la gestión de la formación tanto a los empleados como a los clientes. Y, por supuesto, debe ser ágil y fácil de gestionar.

En este artículo vamos a ver algunas características importantes que nos debería facilitar nuestro LMS corporativo para evitar el oneroso trabajo de gestión y administración de este tipo de formación corporativa.

1.- Gestión automática de altas y bajas de alumnos - Single Sign On y autoaprovisionamiento

Fotografía ornamental, el cerrojo de una puerta, por Pawel Czerwinski en Unsplash, CC0

En casi todas las empresas se utiliza algún tipo de sistema de autenticación centralizado (Directorio Activo), o bien se emplean cuentas de email corporativo proporcionadas por grandes proveedores de servicios online, como pueden ser Microsoft Office 365, Google Workspace y similares, por citar los dos más comunes.

Así, si en nuestra empresa empleamos, por ejemplo, Office 365 ¿por qué vamos a tener que dar de alta y de baja manualmente en nuestro LMS a cada alumno para la formación interna? Dado que todos tienen una cuenta corporativa de Office 365, lo lógico sería que la utilizaran, sin tener que disponer de unas credenciales aparte. Y si dejan de pertenecer a la empresa, de manera automática deberían perder el acceso a la plataforma de formación también.

Otro ejemplo sería si debemos dar formación de producto a un cliente importante. Seguramente utilizarán cuentas corporativas de su propio dominio. El LMS podrá permitir que entren con sus cuentas corporativas, limitando los dominios que se pueden utilizar para acceder.

Gracias a esta capacidad, el LMS nos libera de la gestión manual de usuarios, ahorrándonos horas de trabajo cada año.

La plataforma SELF permite realizar la autenticación a través de sistemas corporativos externos (OAuth 2.0 / OpenID), y autoaprovisionar a los usuarios, restringiendo además las altas a ciertos dominios concretos. Si un cliente pierde el acceso a la cuenta corporativa, tampoco podrá acceder más al LMS.

2.- Segmentación de los alumnos según diversos criterios

Imagen ornamental, unos gajos de mandarina de diferentes colores. Foto original por Charles Deluvio en Unsplash, CC0

Ya que tanto los trabajadores de la empresa como los clientes pueden ser potenciales alumnos de la plataforma, lo ideal sería poder segmentarlos por grupos globales, para poder gestionarlos, obtener informes y mostrarles la oferta de cursos más apropiada a cada perfil.

Así, podemos segmentar a los alumnos por diversos criterios. Por ejemplo, en función de a qué departamento o departamentos pertenezcan, o siguiendo la organización jerárquica de la empresa o, en el caso de clientes, por su tipología (gratuitos, básicos, premium...), según el producto que utilicen, etc.

Esto posibilita poder manipularlos en bloque, determinar de manera general a qué formaciones tienen acceso, comunicarnos con ellos, hacerles seguimiento, etc...

La plataforma SELF, aparte de grupos específicos para cursos, es capaz de definir, asignar y gestionar grupos globales para facilitar la gestión y control automáticos de cohortes y tipologías de alumnos.

3.- Acceso a catálogos específicos y automatriculación

Imagen de un par de cursos de un catálogo con posibilidad de automatriculación

Puesto que no se trata de formación reglada, para que la formación corporativa sea lo más independiente posible, ya sean trabajadores o clientes, estaría bien que fueran los propios alumnos los que pudiesen decidir qué cursos hacer del catálogo y en qué momento.

SELF permite la opción de definir cursos como cursos de automatriculación. Esto significa que estos cursos estarán disponibles para que cualquier alumno con los permisos adecuados (en el segmento o segmentos apropiados, ver punto anterior) pueda darse de alta en ellos de manera autónoma.

Estos cursos de automatriculación, además, permiten la posibilidad de que el alumno los pause y los reanude cuando sea necesario, y que los responsables establezcan el tiempo máximo para realizarlo. Y lo más importante: segmentar el catálogo para que solo ciertos grupos globales puedan realizarlo, es decir, que cada segmento tenga su propio catálogo personalizado de cursos que pueden realizar.

Estas características simplifican al máximo la autogestión de la formación por parte de los alumnos, evitando que haya que matricularlos y desmatricularlos bajo demanda. Nos permite disponer de un catálogo de cursos para automatriculación muy amplio, gestionado desde un solo lugar, y ofertarlos de manera segmentada y automática a los departamentos o clientes, ahorrando incontables horas de gestión

La plataforma SELF posee capacidades de automatriculación y segmentación de catálogo para crear formación corporativa. Permite limitar el número de cursos en los que se puede automatricular simultáneamente un alumno, definir tiempos máximos (o no) para realizarlos aunque se pausen e incluso desmatricular automáticamente de ciertos cursos a los alumnos que lleven un tiempo determinado sin acceder, ahorrando costes de licencias.

4.- Dinamización automática de los alumnos

Fotografía ornamental, una niña tirando de un perrito, por Vidar Nordli-Mathisen en Unsplash, CC0

En ese tipo de formación no siempre podemos tener tutores. Se trata generalmente de cursos autoformativos. Un problema de este tipo de formación es la elevada tasa de abandono debida a múltiples factores.

Un buen LMS también puede ayudarnos mucho en este sentido si nos ofrece capacidades para definir hitos independientes de fechas absolutas, y la capacidad de crear reglas de seguimiento automático de los alumnos.

Tener definidos hitos que le indican a cada alumno en dónde debe estar en cada momento, y que les avisan automáticamente cuando van con retraso, ayuda enormemente a mantenerlos "enganchados" al curso.

La plataforma SELF permite definir un calendario con hitos que son independientes de las fechas concretas en las que el alumno realiza la formación, adaptándose a cada caso: con definir estos hitos una vez en un curso, servirán para todos los alumnos futuros que se den de alta en él.

Por otra parte, la definición de reglas de dinamización automática hace que podamos espolear a los alumnos a lo largo del curso sin tener personal dedicado a ello. Por ejemplo, se puede enviar a un alumno un aviso automático y completamente personalizado en nombre de la empresa, si tras un tiempo razonable todavía no ha completado un determinado módulo. Y lo contrario: enviarle una felicitación y unas lecturas sugeridas cuando supere una autoevaluación, por ejemplo. Son solo dos pequeños ejemplos, pero las posibilidades son casi infinitas.

La plataforma SELF tiene la capacidad de definir reglas de dinamización automática complejas, segmentadas por grupos y en función de multitud de circunstancias y condiciones para que los alumnos no echen de menos el contacto humano, pero sin tener personal dedicado a ello. Además permite reutilizarlas entre distintos cursos (por ejemplo, para tener un corpus básico común del que partir).

En resumen

Estos cuatro elementos nos permitirán realizar formación corporativa de manera ágil y cómoda, dejando que prácticamente la formación se gestione sola y ahorrando incontables horas de gestión manual cada año.

Por supuesto la plataforma SELF ofrece muchas otras características avanzadas como estas para la gestión de alumnos y cursos, pero estos elementos en particular ayudarán especialmente a tu empresa a realizar formación empresarial con el menor esfuerzo posible. ¿Hablamos?

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