5 problemas que la COVID-19 ha creado a las empresas y cómo una plataforma de e-learning puede ayudar

La COVID-19 llegó de repente y tomó el mundo por sorpresa. La mayor parte de las empresas tuvieron que adoptar de un día para otro el trabajo desde casa. Las que ya estaban preparadas lo tuvieron más fácil, otras sufrieron mucho las primeras semanas y, lo que para algunas parecía imposible, ahora es la situación normal.

La "nueva normalidad" no va a cambiar demasiado esto. Muchas empresas ya han dicho que no prevén enviar al personal de nuevo a la oficina, al menos este año. Y las que sí, lo harán alternando puestos, para evitar tener a todo el mundo a la vez en las instalaciones.

Tanto en las empresas en las que todos trabajan en remoto, como aquellas en las que el teletrabajo no se ha generalizado, la situación provocada por la COVI-19 ha generado una serie de retos y problemas importantes que se pueden paliar con formación online y un buen LMS que lo facilite.

Vamos a conocer, sin ningún orden en particular, cuáles son algunos de estos retos y cómo la formación online ayuda, si no a resolverlos, al menos sí a minimizarlos en gran medida.

Retos generados por la COVID-19 en la gestión de los trabajadores

1.- Protección de datos personales - RGPD

El Reglamento General de Protección de Datos define la manera de obtener y gestionar de la manera adecuada los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea. Es muy estricto a la hora de proteger nuestra información, y las multas que se imponen a las empresas que lo incumplan pueden llegar a ser del 4% de la facturación de ésta. No es ninguna broma.

El hecho de que nuestro personal esté trabajando en casa hace que el cumplimiento del RGPD sea más complicado pero a la vez más importante que nunca. No sólo en la seguridad del acceso a los datos, sino también respecto a cómo se manejan en el equipo local (sobre todo si no es de la empresa), la seguridad de éste, quién tiene acceso, cómo deben proceder al manejar esta información...

Es evidente que se hace necesaria una mínima formación obligatoria adecuada a cada puesto sobre todas estas cuestiones. Ésta se puede hacer online, tenerla en la plataforma de e-learning siempre disponible y con unas evaluaciones que garanticen que los puntos clave han sido asimilados adecuadamente.

El coste de no hacerlo bien es demasiado alto.

2.- Somos más vulnerables a incidentes de seguridad informática

Relacionado con lo anterior, pero no lo mismo, está la cuestión de la seguridad informática. Existen muchos factores que pueden contribuir a que la seguridad haya disminuido respecto a la situación anterior:

• Que los equipos usados en el trabajo remoto no sean tan seguros ni estén tan bien mantenidos como cuando están en la oficina, incluyendo el almacenamiento, con posible pérdida de datos.
• En muchos casos se han trasladado ciertas responsabilidades a los usuarios, como aplicar las actualizaciones, gestionar sus propias contraseñas... con peligros obvios para la seguridad.
• Las redes a través de las que se conectan pueden no ser tan seguras como las corporativas, especialmente si se les permite conectarse desde lugares públicos y sobre todo si no se utiliza una VPN (Red Privada Virtual).
• Los empleados pueden no estar tan familiarizados con estos equipos como con los que utilizaban en la oficina, lo cual puede dar lugar a errores y omisiones que se traduzcan en brechas de seguridad.
• Lamentablemente se ha experimentado un gran aumento de correo de tipo phishing e ingeniería social aprovechándose de esta lamentable situación, por lo que es más probable que un trabajador remoto pueda "picar" y comprometer la seguridad de la organización.

Para tratar de reducir estos retos se hace necesaria una formación específica que, de manera sencilla pero rigurosa, enseñe a todo el personal cuestiones básicas de seguridad informática, higiene electrónica, cómo debe gestionar las cuestiones técnicas y cómo solucionar los problemas más comunes.

Además de para impartir la formación, el propio LMS puede servir como vía de resolución de dudas y soporte técnico, utilizando las herramientas de comunicación síncrona (chat, vídeoconferencia) y asíncrona (mensajería, foros) para poder entrar en contacto con el personal responsable y poder dar asistencia lo antes posible.

3.- Formación e implicación de trabajadores remotos: cultura, desarraigo

Una empresa sin presencia física ¿sigue siendo una empresa? Puede parecer una pregunta tonta, pero es posible que muchos de vuestros trabajadores se lo puedan llegar a preguntar al cabo de un tiempo si no hay un mínimo de implicación en la cultura de la empresa.

En una organización de pequeño tamaño esto es más fácil de solucionar, pero a partir de unas pocas decenas de trabajadores, la cuestión supone todo un reto.

Aparte de mantener las vías de comunicación siempre abiertas, una plataforma puede ayudar. No hay nada peor que "spammear" a los trabajadores con enlaces de Zoom o similar. Eso consigue el efecto contrario. Sin embargo una formación bien pensada, amena, atractiva y corta, combinada con sesiones en directo en pequeños grupos en la propia plataforma y foros asíncronos para intercambio de ideas pueden ayudar a cultivar unas metas y una visión compartida entre todos los trabajadores que ahora están dispersos.

4.- Más flexibilidad en los puestos de los empleados actuales

Otro de los retos que ha traído la COVID-19 es que en muchos casos se necesita mayor flexibilidad en los puestos. En ocasiones porque las descripciones han tenido que transformarse para poder realizar el trabajo en remoto y, otras veces, simplemente porque algunas personas no pueden seguir haciendo el mismo trabajo y hay que reconvertirlos.

Debido a ello la formación en nuevas disciplinas es crucial. Y al no tener la opción de hacerla presencialmente se hace necesario recurrir a la formación online.

Las formaciones más simples, rápidas y urgentes se pueden hacer con clases en directo y aulas virtuales (dentro de una buena plataforma las puedes incluso bonificar con el Estado). Pero más allá de eso hay ciertas temáticas que no se pueden improvisar y que además vais a necesitar a largo plazo. En esos casos son mucho más efectivas y recomendables las formaciones basadas en material didáctico ya hecho, propio o comprado a terceros, con apoyo tutorial y que la gente pueda hacer a su propio ritmo y desde cualquier lugar.

5.- Nuevas normas de seguridad e higiene

Las empresas tiene la obligación de proporcionar a sus trabajadores todo lo necesario para mantenerlos seguros durante su jornada laboral. Y esto empieza por una buena formación.

Tanto si van a trabajar desde casa como si van a volver a la oficina y no digamos si además van a tener que visitar clientes, la empresa debe proveerlos de formación adecuada sobre cómo comportarse, las normas de seguridad que deben seguir, las medidas de precaución que deben tomar, e incluso las sanciones que pueden recibir en caso de no hacerlo... Y debe quedar constancia de que esa formación se ha producido y que las cuestiones más importantes han sido asimiladas y entendidas.

Se trata de una cuestión de responsabilidad moral con el personal pero también de una necesidad legal que debe quedar documentada.

¿Qué debéis esperar de vuestro LMS para vencer estos retos?

Para poder llevar a cabo esta formación en tiempo récord, sin escatimar en calidad ni efectividad, necesitaréis un buen LMS que os permita, como mínimo:

1. Crear rápida y fácilmente el contenido a partir de material existente en la empresa e incluso de terceros ("curado"), y también adquirir, incorporar y posteriormente complementar con material propio contenidos disponibles en el mercado.
2. Ofrecer clases y tutorías en directo como complemento al material anterior y proporcionar soporte a los trabajadores.
3. Con herramientas de evaluación y seguimiento apropiadas que permitan saber si los trabajadores han aprovechado la formación, y cumplir con los requisitos legales. También permitiendo bonificar la formación con Fundae para ahorrar costes.
4. Que proporcione libertad a los trabajadores, permitiendo que se matriculen en las formaciones que les interesen aparte de las obligatorias, haciéndolas en el horario que prefieran, dándoles acceso a la formación de manera automática y gestionando las matrículas de manera automática, sin necesidad de molestar al departamento de RRHH.