E-learning corporativo: 5 Lecciones fundamentales

En un anterior artículo que dedicamos a ver los pros y contras de usar contenidos estándar o a medida en la formación corporativa, comentábamos que en una empresa existen 3 niveles de aprendizaje, a saber: individual, colectivo y organizacional. Los dos primeros están más relacionados con la gestión de la formación y el tercero con lo que se conoce como gestión del conocimiento.

La mayoría de los responsables, a la hora de abordar la gestión del aprendizaje en su empresa, buscan soluciones de e-learning, puesto que las soluciones presenciales tan solo cubren los aspectos de la formación, pero no de la gestión del conocimiento.

Y a la hora de definir el plan de formación corporativa, la mayor parte las empresas tratan de cubrir una serie de puntos comunes, estos son:

• Acceso online a la formación corporativa a través de un portal de formación, plataforma, intranet, etc.
• Gestión y seguimiento online de dicha formación.
• Posibilidad de incorporar contenidos externos, así como usar herramientas externas relacionadas con la formación que se imparte.

A continuación encontrarás 5 lecciones sobre formación corporativa basadas en nuestra experiencia y en comentarios de clientes.

Lección 1: no es imprescindible un LMS

Sí, lo has leído bien, un LMS no siempre es imprescindible para gestionar el aprendizaje corporativo. Tampoco se trata de "matar moscas a cañonazos". En ciertos proyectos puede que sea suficiente un gestor de contenidos integrado en el sistema de recursos humanos del que disponga la empresa.

Obviamente, para gestionar la formación online corporativa a gran escala será necesario implantar algún tipo de solución tecnológica, pero no obligatoriamente un LMS. Las necesidades mínimas que se deben cubrir son, a corto plazo, gestión de procesos y seguimiento de la formación automatizados. Y a largo plazo, la integración con el sistema de recursos humanos.

Las razones más comunes por las que las empresas suelen fracasar son:

• Embarcarse en proyectos que implican el desarrollo de su propio LMS "reducido" (a veces, no siempre, open source) para abaratar costes. ¡Error! (de los grandes)
• Selección de soluciones tecnológicas no escalables ni portables: cuando no es necesario un LMS se debe pensar en una solución que, en caso de que el proyecto crezca más de lo esperado, podamos trasladarlo fácilmente (portabilidad) a otra acorde con nuestras necesidades actuales.
• Burocracia y complejidad política organizacional que acaban por paralizar el proyecto.

Define (detalla y dimensiona) tu plan de formación corporativo antes de lanzarte a la piscina.

Lección 2: no es oro todo lo que reluce

La experiencia nos ha demostrado que lo difícil en e-learning es hacerlo sencillo (nuestro eslógan, by the way).

Poner en marcha un proyecto de formación online no es tan fácil como indican la mayoría de las webs, donde a veces lo describen como enchufar y listo. Tampoco es que se trate de ingeniería espacial, pero entre ambos extremos hay un largo camino.

En una entrada anterior hablamos sobre 7 los puntos fundamentales a la hora de elegir un LMS. Es importante comparar distintos proveedores y priorizar aquellas características que consideres irrenunciables. Por ejemplo, si en tu empresa es habitual bonificar la formación asegúrate que de verdad la plataforma cumple con los requisitos de Fundae. O bien, que lo que "prometen" en su web sea cuantificable. La siguiente captura de pantalla de un famoso proveedor español, habla por sí sola:

Cambiar de LMS es doloroso en todos los sentidos (dinero, tiempo perdido, frustración, tener que admitir el error...), pero todavía es peor que el proyecto de gestión del aprendizaje no llegue a buen puerto o sea inmanejable.

Compara distintas soluciones y evalúalas pensando a largo plazo.

Lección 3: fomenta su uso

¿De qué sirve llevar a cabo el mejor proyecto de aprendizaje corporativo si solo lo conocen "cuatro gatos"?

En ocasiones, el portal corporativo de e-learning es infrautilizado por simple desconocimiento de la plantilla. Para evitar esto:

• Durante el proceso de implantación del portal corporativo, se debe involucrar de forma activa al grueso del personal.
• Una vez puesto en marcha, se debe fomentar la formación continua entre los empleados y se usará la plataforma de e-learning corporativa durante el proceso de acogida de los nuevos empleados, fomentando así una actitud más positiva hacia el autoaprendizaje.

Deberéis promover la formación continua entre los empleados.

Lección 4: el acceso al aprendizaje es clave

Uno de los mayores desafíos a la hora de gestionar el aprendizaje corporativo está relacionado con la forma en que los alumnos acceden al mismo.

Algunas intranets corporativas no son tan universales como aparentan. A veces, los usuarios no tienen a mano un ordenador para conectarse a internet y no todas las plataformas ni todos los contenidos están preparados para acceder a ellos a través de un móvil, por ejemplo.

A la hora de invertir en una solución de aprendizaje, se debe tener en cuenta si presenta limitaciones de acceso y en cómo nos impactaría a largo plazo.

Además, algunos LMS están diseñados pensando en quién los administra y se olvidan del usuario final. Esto, además de dificultar la navegabilidad al estudiante a través de la plataforma, hace que aumente la tasa de abandonos. No dejes que tus gestores de formación piensen solo en ellos. Los usuarios/alumnos deben ser lo primero.

El acceso desde cualquier dispositivo, así como la dinamización automática son dos características indispensables que aumentan la tasa de finalización.

Lección 5: gestión centralizada

Hemos dejado para el final esta lección aprendida, pues quizás sea la más compleja por las implicaciones que conlleva:

Bases de datos no unificadas

Este problema no es exclusivo del e-learning, pero cuando la empresa se enfrenta a un proyecto de este tipo suele ponerse de relieve. Aprovecha el proyecto de formación corporativa para poner orden y limpiar (borrar, actualizar...) los datos almacenados de los trabajadores en los sistemas de recursos humanos.

Seguridad centralizada (autenticación y autorización)

Dentro de este apartado un aspecto extremadamente importante es facilitar el acceso al LMS usando las mismas cuentas corporativas que se utilizan para acceder a los demás servicios de la organización. Es decir, si en vuestra organización utilizáis, por ejemplo, cuentas de Office 365 con las cuales se controla el acceso a todos los sistemas, los trabajadores deberían poder utilizar su cuenta de Office 365 (o de Google Workspace o de vuestro proveedor de autenticación propio que siga estándares) para acceder a la plataforma de e-learning. Es más: ni siquiera debería hacer falta gestionar las altas ni los accesos a la formación, ya que el LMS debería ser capaz de dar acceso a cada uno a lo suyo a partir de esa autenticación y autorización centralizadas.

Esto es algo fundamental que ahorrará mucho trabajo de gestión en el futuro, y evitará problemas de seguridad y frustración en los usuarios.

Integración con otros sistemas

Un sistema de gestión del aprendizaje corporativo puede llegar a ser muy complejo, pues a veces es necesario que el LMS se integre con otras aplicaciones utilizadas en la empresa, tanto internas (por ejemplo, el sistema de recursos humanos) como de proveedores externos (por ejemplo, proveedor externo de contenidos).

La centralización de la gestión de la formación ahorrará mucho tiempo al personal de recursos humanos, y evitará problemas.

Conclusión

Tener éxito en la implantación de un proyecto de e-learning corporativo es complicado. Sin embargo, estas 5 lecciones extraídas de la experiencia te ayudarán a saber en lo que debes concentrar tus esfuerzos.

¡Suerte en tu proyecto!