FUNDAE para teleformación:
Cómo organizar uno mismo la formación bonificada

Cuando una empresa detecta necesidades de formación entre sus empleados puede optar por encargarse ella misma de suplirlas.

Para poder bonificar la formación que organiza, la empresa, lo primero que debe hacer es darse de alta en la aplicación de Fundae. Es importante tener en cuenta que todos los años que deseemos bonificar nuestra formación debemos darnos de alta en la aplicación, pero en años sucesivos el proceso de alta será más sencillo pues la aplicación tendrá guardados nuestros datos de años anteriores.

Para dar de alta la empresa en la aplicación de Fundae es necesario disponer de certificado digital de la empresa, pues será con el que nos identifiquemos para este procedimiento.

Pasos a seguir por la empresa que se bonifica para darse de alta en Fundae:

1.- Acceder a la aplicación de Fundae

Debemos asegurarnos de que tenemos instalado el certificado de representante de la empresa. Si lo tienes ya listo, accede desde aquí: Aplicativo de Fundae.

2.- Seleccionar el modo en que deseamos acceder a la aplicación

Existen tres opciones:

• Bonificada: el más habitual cuando organizamos nosotros mismos la formación
• Organizadora: no aplica, pues este lo escogen aquellas empresas que organizan la formación bonificada para otras empresas
• Grupo de empresas: en el caso de grupos de empresas, la gestión puede realizarla una de las empresas del grupo designada para tal fin (no se ve en la figura: no siempre sale pues depende de si tu empresa forma parte de un grupo o no).

3.- Completar los datos de la empresa

En el apartado identificación se cubrirán todos los datos solicitados (sector, convenio de referencia, actividad principal, domicilio social, representante legal, …). En caso de que la empresa ya estuviera dada de alta como empresa bonificada en ejercicios anteriores, estos datos aparecerán cubiertos, pero podrán ser modificados en caso de ser necesario.

En el apartado características indicamos entre otras cosas si se trata de una empresa de nueva creación o no, si tiene representación legal de los trabajadores (RLT), la plantilla medial del año anterior, si es pyme, cuentas de cotización, etc.

Pulsamos siguiente y saltamos al apartado autorización que, como en este caso, vamos a organizar nosotros la formación dejaremos en blanco.

Por último, pulsamos en el botón notificar, con lo cual firmaremos el alta de la empresa.

4.- Usuarios

Tras haber dado de alta a la empresa, tan solo nos queda indicar qué personas de nuestra empresa podrán entrar en la aplicación de Fundae para gestionar la formación bonificada. Para dar de alta a estas personas vamos al apartado usuarios e introducimos su nif, nombre, apellidos y correo electrónico, además hemos de asignarles un perfil, que puede ser administrador, gestor, grabador o consultor.

⚠️ IMPORTANTE: todas estas personas, para poder acceder, van a necesitar disponer de un certificado digital personal que los identifique. Por regla general utilizarán su certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o el de su DNI electrónico (para el que necesitarán un lector de DNIe). Los certificados deben estar vigentes y ser de persona física (NO vale el de representante de empresa).

Una vez que la empresa está dada de alta en Fundae con el perfil bonificada, a continuación debe comunicar el inicio de la formación. Antes de comunicar el inicio, aquellas empresas que tengan representación legal de los trabajadores (RLT) deben informar a la RLT sobre la formación que se va a impartir (véase más detalles en el artículo la RLT y la formación bonificada).

¿En qué consiste comunicar el inicio de la formación en Fundae?

Para comunicar el inicio de la formación en Fundae es necesario tener claros dos conceptos usados por Fundae, que son acción formativa y grupo formativo.

Empecemos por la acción formativa. Esta hace referencia al curso que se va a impartir. Los elementos básicos que la componen son:

• Modalidad, es decir, teleformación, presencial o mixta
• Duración: se indica en horas. La duración de los cursos no podrá ser inferior a dos horas lectivas.
• Objetivos: hace referencia a lo que se espera de la formación
• Contenidos: índice del temario de la formación.

Esta información es la que debes cubrir en Fundae cuando vas a dar de alta una nueva acción formativa.

Ten en cuenta que las acciones formativas solo se dan de alta una vez, de modo que si quieres impartir la misma acción formativa en distintos momentos a lo largo del año, lo único que tendrás que hacer es dar de alta un nuevo grupo formativo, pero la acción formativa será la misma.

A la hora de comunicar un grupo formativo la aplicación de Fundae te pide la siguiente información:

• Cuándo se imparte (fechas): recuerda que debes dar de alta el grupo al menos con una antelación de dos días antes de la fecha de inicio prevista.
• Dónde: en el caso de formación online debes indicar la dirección de la plataforma e introducir unas credenciales para el supervisor del SEPE.
• Por quién: datos del tutor (dni, nombre, apellidos, email, teléfono)

La aplicación de Fundae es muy usable y resulta relativamente sencillo comunicar el inicio de la formación, incluso para aquellas personas que carecen de experiencia en el uso del programa de Fundae.

Una vez comunicado el inicio, el siguiente paso es impartir la formación.

Impartir la formación, seguimiento y evaluación

La empresa puede impartir la formación utilizando sus propios recursos o contratar a una entidad externa acreditada.

En el caso de empresas que necesitan formación muy especializada, difícil de encontrar en el mercado, suelen optar por utilizar sus propios recursos (impartida por uno o más trabajadores).

Cuando se trata de impartir una formación de forma recurrente lo más económico es decidirse por utilizar la modalidad de teleformación. Para ello es fundamental contar con la ayuda de una plataforma de teleformación, que como en el caso de SELF, permite a la empresa aprovechar el material interno que posee en distintos formatos (PPT, PDF, Word, …) y convertirlo en contenido adecuado para formar a tus empleados.

Para formación más estándar, la empresa puede buscar en el mercado cursos que se alineen con sus necesidades y contratar una empresa de formación externa. En este caso, la empresa externa debe estar acreditada por Fundae para impartir formación bonificada.

Una de las obligaciones de las empresas que organizan la formación es garantizar el correcto desarrollo de la formación. Esto incluye llevar un seguimiento muy detallado de la formación y permitir y ayudar a que la Administración realice el seguimiento y control oportunos.

En el caso de haber optado por formación online, la plataforma debe generar registros de la interacción tanto de los alumnos como de los tutores durante el curso. En el caso de la plataforma SELF; esta registra con el máximo detalle toda la actividad de cada alumno: accesos, tiempos, participación, evaluaciones, etc. Consultable en tiempo real y exportable a formato Excel.

Tras finalizar la formación, la empresa debe entregar al alumno un cuestionario de evaluación de calidad. De acuerdo con las orientaciones dadas por Fundae en el caso de formación online, el cuestionario de evaluación/satisfacción deberá estar accesible a través de la plataforma. Con la plataforma SELF los alumnos recibirán el cuestionario oficial de Fundae, quedará registrado cuándo se envió al alumno dicho cuestionario y además se registrará cuándo lo devolvió cumplimentado el alumno y los supervisores tendrán acceso a verlo cubierto por el alumno. Todo dentro de la plataforma y sin que tengas que hacer nada.

Últimos pasos para bonificar la formación

Una vez terminada la formación, la empresa debe comunicar la finalización en la aplicación de Fundae. Esto consiste básicamente en indicar los datos de los alumnos que han participado en la formación, así como los costes en que se han incurrido.

Por último, ya solo le quedaría a la empresa aplicar la bonificación, es decir, descontar el importe a bonificar de los seguros sociales. De este tema hablamos en este otro artículo.

Organizar la formación bonificada por cuenta propia puede resultar beneficioso para las empresas. Sin embargo, es importante seguir cuidadosamente los pasos y requisitos establecidos por Fundae para asegurar una correcta gestión y aprovechamiento de las bonificaciones.